Як написати діловий лист: види, правила оформлення, стиль та зразки ділових листів. Офіційно-діловий стиль. Види листів

Офіційно-діловий стиль у текстах. Приклади

Кожна сучасна людина хоч раз у житті стикалася з необхідністю написати текст в офіційно-діловому стилі. Це зумовлено сучасними вимогами до спілкування між юридичними особами, приватними особами та держорганами, або приватними особами та юридичними особами. Простіше кажучи, звертаючись до організації як представник іншої організації або як приватна особа, ви будете змушені писати текст в офіційно-діловому стилі.

Одним з найбільш поширених видів текстів у діловому стилі є комерційна пропозиція.

Надішліть заявку на написання тексту в діловому стилі за адресою: Ця електронна адреса захищена від спам-ботів, Вам потрібно включити JavaScript для перегляду

Щоб не вантажити вас правилами написання офіційно-ділових текстів, одразу розглянемо кілька прикладів.

Приклад ділового тексту 1. Відкладення.

Директору ТОВ "..."

Кузнєцову Н. С.

Шановний Миколо Сергійовичу!

12 січня ми отримали від вас комерційну пропозицію, в якій ви пропонуєте нашому підприємству регулярні поставки металу для проектів, що реалізуються нашою компанією.

Наше керівництво розглянуло ваші умови та готове укласти з вами договір про наміри та, надалі, договір про співпрацю. Єдиною перешкодою для плідної співпраці може стати неможливість постачання металопрокату з відстроченням платежу, який ви відмовляєтеся нам надати.

Просимо вас ще раз розглянути можливість надання відстрочки для партій великого обсягу! В іншому випадку, ми будемо змушені шукати партнерів з регулярних постачання металопрокату серед ваших конкурентів.

З повагою,

начальник комерційного відділу Петрякова І. І.

Приклад ділового тексту 2. Претензія

У березні поточного року наша компанія уклала з вами договір на виготовлення та встановлення пластикових вікон для обладнання офісних приміщень. Загальна кількість вікон склала 48 штук, сума договору 593 000 рублів.

Дотримуючись договору, вікна мали бути встановлені терміном до 1 вересня. На сьогоднішній день роботи виконані лише на третину, незважаючи на повну оплату нашого боку.

Враховуючи, що наша компанія повністю виконала зобов'язання з оплати, ми вимагаємо у найкоротші терміни виконати роботи зі встановлення вікон у повному обсязі, а також усунути недоліки, описані в раніше надісланих претензіях, у строк до 1 листопада, або повернути нам кошти за невиконані роботи . Також ми маємо намір вимагати компенсацію за завдану шкоду.

У разі невиконання вашою компанією взятих на себе за договором зобов'язань, або у разі відмови у поверненні грошових коштів та виплати компенсації, ми звернемося до суду РФ, а також складемо скаргу до Прокуратора РФ за місцем розташування вашої фірми.

Інші приклади дивіться нижче після прочитання правил написання тексту в діловому стилі.

Правила написання ділового тексту

Тепер можна познайомитись і з правилами. Отже, з прикладів видно, що головне правило ділового тексту – зберігати ділову стилістику. Що таке "діловий стиль" у текстах? Це, перш за все, стислість викладу, відсутність емоцій та факти.

У діловому тексті неприпустимо застосовувати емоційно забарвлені вирази, просторічні обороти.

Перше, що потрібно пам'ятати, приступаючи до написання ділового тексту в офіційному стилі - ваше завдання якнайкоротше викласти суть того, що ви хочете написати. Будь то скарга на чиїсь дії (або бездіяльність), прохання у наданні допомоги, претензія, вимога чи щось інше.

Офіційно-діловий стиль найчастіше використовується в бізнесі для складання комерційних пропозицій, але і в приватному житті нам не рідко доводиться викладатися саме в діловому стилі, якщо йдеться про спілкування з державними структурами, або про конфліктну ситуацію, що виникла, наприклад, при купівлі неякісного товару .

Для текстів у діловому стилі прийнято використовувати певні слова, що чітко видно у всіх наведених прикладах.

"Слідуючи", "враховуючи", "просимо вас розглянути можливість", "просимо сприяти" і т.п. Набір цих фраз залежить від ситуації, і звичайно, ви повинні навчитися відчувати інтуїтивно, коли потрібно використовувати фразу "просимо вас", а коли "вимагаємо".

Інші приклади текстів у діловому стилі

Офіційно-діловий стиль у системі книжно-письмового типу промови. Типологічні особливості.

Підстилі: офіційно-документальний, повсякденно-діловий.

Діловий лист. Стандартизація, уніфікація. Штампи, кліше.

Класифікація ділових листів. Композиція ділового листа. Рубрика. Реквізити.

Факультативні компоненти ділового листа.

Інновації у діловому листі

Офіційно-діловий стиль обслуговує правові відносини між громадянами та державою та застосовується в різних документах - від державних актів та міжнародних договорів до ділового листування.

Найважливіші функції цього стилю – повідомлення та вплив. Вони реалізуються в таких офіційних документах, як закони, постанови, укази, накази, договори, угоди, ділове листування, заяви, розписка та ін. Цей стиль називають ще адміністративним, оскільки він обслуговує сферу офіційних, ділових відносин, галузь права та державної політики . Інша його назва – ділова мова. Ця назва свідчить про те, що цей стиль - найдавніший із книжкових стилів, його витоки - у діловій промові епохи Київської держави, в якій юридичні документи (договори, «Руська правда», різні грамоти) створювалися вже у Х столітті.

Офіційно-діловий стиль виділяється серед інших книжкових стилів своєю стабільністю, замкнутістю та стандартизованістю. Незважаючи на велику різноманітність ділових документів, їхня мова суворо підкоряється вимогам офіційно-ділового викладу: точність формулювань правових норм та необхідність абсолютної адекватності їх розуміння, склад обов'язкових елементів оформлення документа, що забезпечують його юридичну правомочність, стандартизований характер викладу, стійкі форми розташування матеріалу у певній логічній послідовності і т.д.

Для всіх форм ділового листа обов'язкова сувора відповідність літературній нормі на всіх мовних рівнях: неприпустимо використання лексико-фразеологічних засобів розмовного, просторічного характеру, діалектних, професійно-жаргонних слів; нелітературних варіантів словозміни та словотвору; розмовних синтаксичних конструкцій. Офіційно-діловий стиль не приймає експресивних елементів: оцінної лексики, високих чи знижених слів (жартівливих, іронічних), образних виразів. Найважливіша вимога до мови документа – об'єктивність та «безпристрасність» викладу фактів.

Офіційно-діловий стиль функціонує переважно у письмовій формі, проте не виключається і його усна форма – виступи державних та громадських діячів на урочистих зборах, засіданнях, прийомах. Усну форму ділового мовлення характеризують повний стиль вимови, особлива виразність інтонації, логічні наголоси. Виступаючий може допустити якусь емоційну піднесеність мови, навіть вкраплення іностилевих мовних засобів, не порушуючи, проте, літературної норми. Неприпустимі неправильні наголоси, нелітературна вимова.

Залежно від сфери вживання офіційно-діловий стиль поділяється на підстилі: 1) дипломатичний, що реалізується в текстах комюніке, ноти, конвенції, меморандуму, міжнародної угоди; 2) законодавчий (юридичний), поданий у текстах закону, конституції, указу, статуту, цивільних та кримінальних актів; 3) адміністративно-канцелярський, який використовується в канцелярському листуванні, в адміністративних актах, розпорядженнях, договорах, різної документації (заяви, довіреності, автобіографії, розписки, характеристики, протоколи тощо).

Для лексикиофіційної мови характерне широке використання тематично обумовлених спеціальних слів та термінів (юридичних, дипломатичних, військових, бухгалтерських, спортивних тощо).

Прагнення до стислості обумовлює звернення до абревіатурів, складно скорочених найменувань державних органів, установ, організацій, товариств, партій тощо. (Рада Безпеки, ВДВ, МНС, ВПС, НДІ, ДЕЗ, ЛДПР, ЯЗ, ПП, СНД, ДВМУ МО РФ, Мінфін, МОЗ), а також до скорочень (неліквід, готівка (чорний), федерал і т.п.). Як видно з прикладів, серед них чимало нових слів, ця частина лексики постійно оновлюється, поповнюється.

Ділові тексти відрізняються вживанням слів і виразів, які не прийняті в інших стилях ( вищезазначений, нижченаведений, перерахований вище, належний, забороняється, запобіжний захід, скоєне, караністьі т.п.). До них відносяться стійкі словосполучення: касаційна скарга, акт громадянського стану, акт непокори, підписка про невиїзд та ін.Регулярне вживання таких слів та виразів, що не мають синонімів, сприяє точності мови, виключає інотлумачення.

Морфологічні рисиофіційно-ділової мови визначаються значною мірою її іменним характером: у ній спостерігається абсолютна переважання імен за незначного використання дієслів.

Недоречність експресивного забарвлення офіційної мови унеможливлює вживання вигуків, модальних слів, ряду частинок, слів із суфіксами суб'єктивної оцінки, прикметників у порівняльній та чудовій мірі. Іменники, що позначають посади, вживаються, як правило, у формі чоловічого роду ( бухгалтер, директор, лаборант, листоноша, контролерта ін.).

Висока частотність віддієслівних іменників є наслідком закріплення стійких мовних зворотів (синонімічних дієслівним виразам): порядок складання та виконання плану перевезень, з метою вдосконалення порядку зборів податків. У таких мовних зворотах часто виникає «ланцюжок» форм родового відмінка іменників ( з'ясування умов скоєння злочину; перевірка дотримання паспортного режиму), що надає фразі великоваговість і часом ускладнює сприйняття подібних оборотів.

Прикметники та причастя у діловій промові часто вживаються у значенні іменників ( хворий, відпочиваючий, що підписалися нижче), продуктивні короткі форми прикметників ( повинен, зобов'язаний, обов'язковий, необхідний, підзвітний, підсудний, відповідальний). Звернення до них диктується наказовим характером ділової мови ( Виклик експертів є обов'язковим для встановлення причин смерті.- Кримінально-процесуальний кодекс).

Показовим є вибір займенників у діловій мові: тут не використовуються особисті займенники я, ти, він, вона, вони(З повної відсутності індивідуалізації мови, конкретності, точності висловлювання). Замість вказівних займенників ( цей, той, такийі т.п.) використовуються слова даний, справжній, відповідний, відомий, зазначений, вищезазначений, нижченаведенийта ін Зовсім не знаходять застосування у діловому мовленні невизначені займенники ( хтось, якийсь, щосьі т.п.).

Для характеристики дієслів в офіційній мові також важливий іменний її лад: це визначає високу частотність дієслів-зв'язок ( є, стає, здійснюється), заміну дієслівного присудка поєднанням допоміжного дієслова з іменником, що називає дію ( надавати допомогу, проводити контроль, здійснювати турботуі т.д.). У порівнянні з іншими книжковими стилями діловий має найнижчу частотність дієслів: вона на кожну тисячу слів дорівнює 60, у той час як у науковому стилі вона становить 90, а в художній мові - 151. , описового типів промови над оповіданням, міркуванням визначають його статичність, витіснення дієслівних форм віддієслівними іменниками.

Серед семантичних груп дієслів, представлених у цьому стилі, головна роль приділяється словам зі значенням повинності: слід, належить, звинувачується, зобов'язуєтьсята абстрактним дієсловам, що вказують на буття, наявність: є, є. Наприклад:

Особи, які перебували на постійному вихованні та утриманні, зобов'язані доставляти зміст особам, які фактично їх виховали, якщо останні є непрацездатними та потребують допомоги і не можуть отримати утримання від своїх дітей чи подружжя.

В офіційній мові найбільш уживані неособисті форми дієслів - дієприкметники, дієприслівники, інфінітиви, які особливо часто виступають у значенні наказового способу ( прийняти до відома, внести пропозицію, рекомендувати, вилучити з вживанняі т.д.).

Форми теперішнього часу дієслова виконують функцію розпорядження: Підприємства відповідають за...; Наймач відповідає за майно(Такі дієслівні форми часу називають «справжнім розпорядженням»).

Форми майбутнього часу набувають у контексті різних відтінків (боргування, розпорядження, можливості, близької до необхідності): Кордони будуть тими, якими вони існували на 1 жовтня 1941 р.. (тобто встановлені договором. – «Міжнародне право», т. I); Військове командування виділить...(тобто має виділити. - «Міжнародне право», т. III). Інше значення майбутнього, типове для ділових текстів, - майбутнє умовне (ірреальне), що вживається зазвичай у складнопідрядних реченнях з підрядним умовним: Страхова сума виплачується, якщо протягом року... настане постійна втрата працездатності.

Цілком узгоджується із завданнями ділової мови та функціонування форм минулого часу. Одне з типових його значень тут - минуле підкресленої констатації, яскраво вираженої фіксації повідомлення в письмовій формі (установлення, договори і т.д.): Фінляндія підтверджує, що вона повернула СРСР область.(«Міжнародне право», т. I); Ми, нижчепідписана комісія ... оглянули, обміряли на вибірку, зрізали креслення і прийняли одноквартирний щитовий будинок(Акт).

Дієслова недосконалого виду, як більш абстрактні за значенням, ніж дієслова виду досконалого, переважають у жанрах ділової мови більш загального характеру (конституція, кодекси, статути та ін.). Форми ж досконалого виду вживаються у текстах більш конкретного змісту (накази, розпорядження, протоколи зборів, постанови, акти, договори). Вони використовуються у поєднанні з модальними словами у значенні повинності та виражають категоричний наказ, дозвіл ( повинен повідомити, вправі приписати, зобов'язаний передати, зобов'язую забезпечити), а також констатацію ( Міністерство розглянуло, вжило заходів, внесло пропозицію; організували, сплатили, завершилиі т.д.).

Синтаксисофіційно-ділового стилю відбиває безособовий характер мови ( Скарги подаються прокурору; Перевезення вантажів здійснюється). У зв'язку з цим широко застосовуються пасивні конструкції, які дозволяють абстрагуватися від конкретних виконавців та зосередити увагу на самих діях. конкурсу зараховано... Прийнято 10 хворих; Зареєстровано 120 заяв; Термін виконання замовлення продовжується за умови...).

Синтаксичні конструкції в офіційному мовленні насичені клішованими оборотами з відмінними приводами: з метою, у зв'язку з, по лінії, на підставіта ін. ( з метою удосконалення структури; у зв'язку із зазначеними ускладненнями; по лінії співробітництва та взаємної допомоги; на підставі прийнятого рішення). Ці синтаксичні кліше – специфічна риса офіційно-ділового стилю. Вживання подібних синтаксичних побудов необхідне вираження типових ситуацій. Вони полегшують і полегшують складання типових текстів.

У офіційно-ділових документах найчастіше зустрічаються союзи, ніж підрядні ( закон, статут наказує, а не пояснює, доводить). У той самий час характерною особливістю ділової промови є переважання складних пропозицій: просте пропозицію неспроможна відобразити послідовність фактів, підлягають розгляду в офіційно-діловому плані.

Велику роль синтаксисі офіційно-ділового стилю грають умовно-інфінітивні конструкції (особливо у текстах законів, де це мотивовано цільовим завданням - обумовити зумовленість правової норми). Характерною рисою ділової мови є також вживання інфінітивних та безособових речень зі значенням повинності.

З метою досягнення лаконизму і точності в діловому стилі часто використовують паралельні синтаксичні конструкції (причетні та дієприслівникові звороти, конструкції з віддієслівними іменниками).

Для синтаксису ділового стилю характерний суворий і певний порядок слів у реченні. Це викликано вимогою логічності, послідовності, точності викладу думки у ділових текстах.

Стилістичною особливістю ділової мови є також переважне використання непрямої мови. До прямої промови в офіційно-діловому стилі вдаються лише у випадках, коли необхідно дослівне цитування законодавчих актів та інших документів.

В оформленні текстів офіційно-ділового стилю велику роль відіграють абзацне членування та рубрикація, реквізити – постійні елементи змісту документа: найменування, дати, підписи, а також прийняте для цього документа графічне оформлення. Все це має першорядне значення в діловодстві, свідчить про грамотність укладача документів, його професіоналізм і культуру.

Наведемо приклади деяких поширених ділових документів, котрим графічне оформлення закріплено стандартом.

Заява

Прошу дозволити мені скласти достроково іспити за II курс, оскільки під час екзаменаційної сесії я працюватиму на Московському міжнародному книжковому ярмарку.

Доручення

Я, Давидова Юлія Дмитрівна, яка проживає в м. Москві на вул. Широка, будинок 5, кв. 25, довіряю Петрову Івану Васильовичу, який проживає по вул. Єнісейська, будинок 2, кв. 8, паспорт серія ___ № ___, ким і коли виданий, отримати належну мені за березень 2000 р. заробітну плату.

Підпис Давидової Ю.Д. засвідчується

Діловод ДЕЗ № 53

(дата) (друк) (підпис)

Розписка

Я, Журавльова Раїса Лаврентіївна, бібліотекар, отримала від спортивного товариства «Спартак» дві (2) пари ковзанів на весь зимовий сезон. 5 грудня 1999 р.

(Підпис)

Доповідна записка

Повідомляю Вам, що необхідно купити нові наочні посібники з фізичної географії. Прошу виділити суму грошей (____), необхідну для придбання цих наочних посібників.

(Підпис)

Звіт про відрядження

За завданням кафедри російської філологічного факультету з 25 листопада по 1 грудня 1999 р. я перебував у відрядженні в Москві, де вивчав матеріали в Державному історичному архіві та займався в Російській бібліотеці ім. В.І. Леніна. Мною зроблено таку роботу: зібрано архівні матеріали та складено бібліографія наукових статей, необхідних для моєї роботи над дисертацією.

Аспірант __________ (підпис)

Тема 11. НАУКОВИЙ СТИЛЬ

Науковий стиль у системі книжно-письмового типу промови.

Типологічні особливості.

Підстилі: власне науковий, науково-популярний, науково-навчальний, науково-діловий.

Лексико-граматичні особливості наукового стилю.

Метафора, порівняння та уособлення у науковій мові

Написання текстів ділового стилю правильного формату дається далеко ще не кожному. Головна пастка, в яку потрапляють щодня тисячі авторів, полягає у зовсім неправильному трактуванні ділових текстів та неправильному розумінні принципів їхньої роботи.

Якщо вірити офіційним джерелам, то:

Текст офіційно-ділового стилю це основний засіб комунікації у діловому, правовому та інших середовищах, що передбачають обмін знеособленою офіційною інформацією.

Досить просте визначення, вірно?! І все-таки з якоїсь невідомої причини тисячі юристів, економістів, менеджерів і навіть дипломатів щодня намагаються додати до таких текстів одну й ту саму помилкову ознаку. Знаєте, який?

Помилка сучасного ділового листуванняу тому, що її навмисно ускладнюють. Чомусь прийнято вважати, що чим складніше послання, хитріша термінологія і довша речення, тим ядреніший вийде матеріал. Мовляв, кашу олією не зіпсуєш.

У цьому матеріалі намагатимемося розповісти про те, яким має бути по-справжньому хороший текст ділового стилю, якою має бути його структура, на що слід звернути увагу та яких помилок не варто припускатися. Обіцяємо, що після цієї нотатки ви зможете трохи інакше подивитись правила написання ділових текстів.

Вимоги до ділового тексту та його структури

Загалом в офіційно-діловому стилі пишуться багато документів, починаючи від конституції та державних актів, закінчуючи пояснювальними та звільними. Нас насамперед цікавлять тексти для бізнесу і тому саме на неї буде зроблено основний наголос.

Тексти ділового тексту має свої відмінні риси, якими не мають інші стилі. Ось основні ознаки:

Лаконічність. Створення ділового тексту потребує жалості до читача. Якщо чиновники можуть дозволити собі створювати «шедеври» на багато аркушів, то в діловому середовищі таке не вітається. Оскільки бізнесмени – народ зайнятий, то й тексти варто робити такими, щоб людина могла ознайомитися з ними без корвалолу. Тільки факти, лише цифри, лише важливі деталі.

Зрозумійте правильно: стислість зовсім не означає замовчування якихось важливих деталей. Усі пояснення мають бути дані, а важливі моменти – згадані. Лаконічність у цьому випадку – це відмова від словоблуддя заради словоблуддя.

Чітка структура.Потрібно наперед продумати структуру ділового листа. Немає нічого гіршого, ніж текст, в якому сенс постійно перескакує з місця на місце. Рекомендуємо вибрати відправну точку, з якою ви і станете розгортати розповідь.

Якщо згадуєте якийсь факт, намагайтеся одразу вписати все, що хочете повідомити за цим фактом. : немає нічого гіршого, ніж читати неструктуровану «простирадло» тексту Ідеально, якщо у кожному абзаці буде одна закінчена думка. Це значно спростить читання.

Відсутність почуттів.При написанні тексту ділового стилю рекомендуємо згадувати англійських лордів, яких не збентежиш навіть близьких вибухом бомби. Жодних емоцій, тільки факти з неупередженим обличчям. Втім, тут теж є винятки: якщо ви листуєтеся з приємною вам людиною, але формат ділового спілкування не допускає особливих вольностей, можна лише натякнути на явну симпатію.

Наприклад, поставити знаки оклику у двох реченнях поспіль або ввести якесь слово з літературного стилю. Начебто б і дрібниця, але людина, досвідчена у діловому листуванні, все чудово зрозуміє.

Простота викладу. Якщо ви поважаєте людину, яка читатиме ваш текст, зробіть матеріал простим. Чи не спрощеним, а саме простим. Незважаючи на те, що правила написання текстів ділового стилю дають змогу використовувати канцеляризми та спеціальні терміни, не варто посилювати матеріал складними конструкціями. На жаль, найчастіше пропозиції бувають так заплутані і довгі, що в кінці вже забуваєш початок.

Бачите, що пропозиція виходить надто складною? Розбийте його на дві або три менші пропозиції. З вас не зменшиться, а людині – зручно.

Використання прийменників та складних спілок. Мабуть, ділові тексти – єдиний формат, де дозволено масове використання прийменників (на підставі, відповідно і так далі) та спілок (через те, що у зв'язку з тим що і так далі). Звичайно, через слово ставити їх не потрібно, але для надання тексту видимості ділового послання – дуже непоганий прийом.

Отже, ще раз повторимо основні правила створення ділового тексту:

Це має бути чітко структурований матеріал невеликого розміру.

У такому тексті немає місця емоціям та втраті логічних ниток.

Ви повинні прагнути простоти викладу, відмовляючись від складних пропозицій.

Ваша мета – донести до людини ділову інформацію, але зробити це дуже просто.

Три приклади міні-текстів у діловому стилі

Приклад перший. Діловий лист клієнту:

Шановний Сергію Сергійовичу! У відповідь на Ваш запит про встановлення нових дверей повідомляємо, що 25 грудня до Вас виїде представник нашої компанії. Зазвичай термін встановлення дверей становить не більше однієї години. Сподіваємось, що Ви будете задоволені якістю нашої роботи.

Приклад другий. Невеликий діловий текст для співробітників компанії:

З 5 грудня 2015 року компанія N розпочинає участь у щорічному соціальному марафоні «Нагодуй котика». У зв'язку з цим керівництво компанії рекомендує всім співробітникам щодня приносити на робоче місце по 2 літри молока жирністю не менше 2.5%.

При виявленні кота чи кішки будь-якого віку слід негайно напувати тварину молоком. Співробітники, які напоїть максимальну кількість тварин, будуть премійовані наприкінці поточного кварталу.

Третій приклад. Лист керівнику:

Я, Іванов Іван Іванович, з 5 грудня до 12 лютого цього року в рамках соціального марафону «Нагодуй котика» напоїв молоком 12 котів та 10 котів. Преміальні, здобуті за перемогу в корпоративному змаганні, я витратив на особисті цілі.

Оскільки тварини звикли отримувати від мене молоко, а грошей на їхнє подальше годування я не маю, прошу виділити суму в 100 000 рублів на покупку молока за рахунок компанії.

Правила написання ділових листів

Якщо ви ще не знали, діловий стиль розділений на два різні види:

Офіційно-діловий стиль.

Повсякденно-діловий стиль.

Перший – це нуль емоцій, піджак на всі ґудзики та безликість автора. Другий – більш демократичний та емоційний (якщо так можна взагалі сказати про ділові тексти). До речі, саме в повсякденному стилі пишеться більшість ділових листів. Причому, що цікаво, часто розвиток ділового листування відбувається так:

Етап перший. Офіційно-діловий стиль;

Етап другий. Повсякденно-діловий стиль;

Етап третій. вкраплення елементів неформального спілкування;

Етап четвертий. Неформальне спілкування «без краваток».

Зрозуміло, що якщо ви в першому ж листі напишіть незнайомій поки що вам людині щось на кшталт «Привіт, Колю! Що в тебе там за цінами на комбайни?», то це не буде оцінено належним чином. Якщо ж проходити всі етапи ділового листування «за правилами», то згодом формат спілкування може суттєво змінитись. Це проста тенденція.

Ми з вами вже розбирали правила написання ділових текстів, а тому не повторюватимемося: листи пишуться так само, як і тексти. Втім, існують ще й деякі негласні правила листування, про які ми поки що не говорили. Оскільки знають їх не всі, про них варто розповісти окремо:

Діловий лист має містити тему. Поганий тон – залишати поле «Тема» порожнім.

Не варто міняти тему ділового листа чи видаляти історію листування без серйозної причини.Так, можливо ви пам'ятаєте всі деталі спілкування, але людина з іншого боку поштової скриньки може їх пам'ятати.

Нейтральна емоційність. Навіть якщо ви насправді готові кинутися на одержувача з кувалдою, у діловому листі це не повинно відслідковуватися. Корпоративна культура вчить «ставити на місце» співрозмовника хитрішими прийомами: «забуванням» згадки імені, відмовою від знаків оклику на початку листа, ігноруванням якихось питань і так далі.

Відсутність смайликів. Жодних смайликів доти, доки формат спілкування не дійшов хоча б до третього етапу (елементи неформального спілкування).

Надіслати листа з помилками – верх невігластва.

Пояснення відмови. Достатньо, що банки не пояснюють причини відмови при видачі кредитів. Будьте більш доброзичливими: навіть якщо змушені відмовляти, обов'язково пом'якшіть тон листа і поясніть причину.

Дивіться самі:

Перший приклад ділового листа

Вітаю! Ми не плануємо купувати щебінь цього року. Всього найкращого.

Другий приклад ділового листа

Здрастуйте, Іване! На превеликий жаль, наша компанія не планує закуповувати додаткові партії щебеню цього року. Це пов'язано з тим, що ми вже повністю узгодили весь перелік майбутніх витрат, і на закупівлю щебеню у компанії не залишилося коштів. Щиро сподіваємось, що наступного року ми заздалегідь узгодимо з Вами питання закупівлі щебеню, щоб заздалегідь закласти до бюджету потрібні кошти.

Думаю, ви й самі бачите, що перший варіант писав бездушний робот, а другий – людина, яка щиро шкодує. Два листи ділового стилю, на одну тему, але вони такі різні!

Не треба починати здалеку.Якщо у вас є що сказати, скажіть одразу. Коли людина починає заходити здалеку, це більше нервує.

Це найважливіші правила написання листів у діловому стилі, які вам знадобляться. Головне – пам'ятати, що далеко не завжди від вас чекають якогось явного офіціозу. Якщо ви бачите, що людина не проти перейти на більш неформальний рівень спілкування, сміливо переходьте. Нічого поганого у цьому немає.

Ось і усі друзі. Все, що ми хотіли розповісти про створення текстів у діловому стилі, ми розповіли. Якщо у вас є запитання, зауваження чи доповнення, не полінуйтеся написати коментар. Впевнені, це піде лише на користь матеріалу.

Офіційно-діловий стиль: приклади та принципи створення ділових текстів

Офіційно-діловий стиль створення текстів – це не тільки річ корисна та потрібна у повсякденному житті, але й прибуткова, якщо Ви займаєтеся копірайтингом. Такі тексти зараз особливо цінуються, і за них замовники платять непогані гроші. Не вірите? Поміркуйте самі: грамотно складена скарга може схилити рішення тих чи інших інстанцій у Ваш бік, дозволивши Вам отримати переваги або уникнути витрат. Це актуально для всіх, оскільки ми живемо в бюрократичному суспільстві, де найсильніше слово мають ділові папери. Сьогодні ми розглянемо офіційно-діловий стиль на практиці, вивчимо принципи створення ділових текстів та наведемо приклади ділового стилю.

Приклади ділового стилю оточують нас усюди. Допустимо, Ви блогер, і викрили іншого блогера в безсовісному крадіжці Вашого контенту. Що ви робите? Ви грамотно пишете обґрунтовану скаргу з доказами хостеру або службі підтримки пошукової системи і чекаєте на позитивний результат. Залежно від того, наскільки грамотно скаргу буде складено, наскільки точно в ній буде витриманий діловий стиль, багато в чому визначається рішення щодо Вашого питання.

Отже, діловий стиль – це середовище офіційних відносин. Діловий стиль використовується в:

Як бачите, весь бюрократичний апарат використовує винятково діловий стиль. Ось чому вміння створювати ділові тексти може послужити Вам не лише практичною службою, а й принести фінансову вигоду в тому випадку, якщо Ви складаєте офіційні тексти для інших людей.

Як і будь-який інший стиль листа, офіційно діловий стиль має ряд властивих лише йому характеристик. Саме їх ми зараз розглянемо.

1. Офіційно-діловий стиль: якісний обсяг

Текст офіційно-ділового стилю має бути максимально стислим: все чітко, конкретно, по суті. Зайвих деталей не повинно бути. Це обов'язкова вимога, і тому є навіть логічне пояснення. Уявіть, що Ви працюєте у службі підтримки Яндекса. До Вас щодня приходять гори листів. Зрозуміло, у Ваших інтересах, щоб ці листи були якомога коротшими і якомога чіткіше описували суть проблеми.

Приклад офіційно-ділового стилю №1

Невірно: А потім озлоблений Пупкін як розженеться, та як із розмаху зарядить битою по машині Сидорова, проклинаючи його, на чому світ стоїть.

Вірно: Пупкін ударив машину Сидорова битою.

2. Офіційно-діловий стиль: емоційність

Офіційно-діловий стиль має бути позбавлений емоцій. Навіть якщо Ви пишете гнівну скаргу на свого заклятого ворога, Ваші тексти не повинні мати жодного емоційного забарвлення. Чіткість, точність і холоднокровність. Не має значення, хто складає текст – дипломат чи тесляр, професор чи двірник – в офіційно-діловому стилі індивідуальність не повинна виявлятися.

Приклад офіційно-ділового стилю №2

Невірно: А потім цей негідник, цей мерзотник, цей негідник недобитий Сидоров написав на моєму паркані таке, ой... Таке він написав червоною фарбою, що вам і не снилося, а потім втік, уявляєте?!

Правильно: Сидоров, використовуючи червону фарбу, написав на моєму паркані ряд нецензурних слів і зник.

3. Офіційно-діловий стиль: лексика

Лексика офіційно-ділового стилю часто містить віддієслівні іменники, складні спілки та стійкі словосполучення:

Варто також відзначити, що діловому стилю властиве вживання займенників першої особи, що, наприклад, є неприпустимим у науковому стилі.

Приклад офіційно-ділового стилю №3

Виходячи з письмової заяви Пупкіна П.П. беручи до уваги його активну трудову діяльність, а також відповідно до п.п. 10.3 та 11.5 КД ВАТ «ПупкінсКомпані», наказую надати матеріальну підтримку проекту інтеграції технології «Стелс» у систему «Павук» Пупкіна П.П. у розмірі 1000 (однієї тисячі) базових величин.

4. Офіційно-діловий стиль: структура

Структура офіційно-ділового стилю найчастіше диктується видами документів, у яких цей стиль використовується. Наприклад, заява має бути написана строго за загальноприйнятим зразком.

Діловий стиль виділяється жорсткою логічною структурою і може містити довгі пропозиції, в яких явно простежуються логічний та смисловий зв'язок. Також цього стилю характерні перерахування і прямий порядок слів.

Приклад офіційно-ділового стилю №4

Відповідно до постанови №5 від 28 квітня 2011 року, скасовуються положення, прийняті на 35 з'їзді народної партії копірайтерів, які передбачають використання готових шаблонів для виконання замовлень індивідуальних підприємців, які пройшли державну реєстрацію до 22 серпня 2009 року та мають посвідчення особи, господарський договір , та право на користування послугами копірайтера протягом як мінімум року.

Резюме: Отже, підіб'ємо підсумки. Офіційно-діловий стиль характеризується:

А вміння створювати тексти ділового стилю дозволять Вам не лише вирішувати свої бюрократичні питання більш ефективно, а й допомагати вирішити ці проблеми іншим, отримуючи свій комерційний інтерес.

Business letter in English - sample

Нижче наведено зразок ділового листа з основними розділами, які повинні міститися в ньому. Якщо лист складається на офіційному бланку відправника, всі вихідні дані вже містяться у вірній частині документа. На цій сторінці також надаються прямі посилання на інші зразки та навчальні посібники щодо складання ділових документів англійською мовою.

Приклад - Діловий лист

Postgraduate Coursework Programs in Business Administration

6 (вітання)

7 (суть листа)

І притаких details of postgraduate workshops в Business Administration and related fields на Macquarie. Я можу бути приємним, якщо ви збираєтеся зайняти ним будь-яку зацікавлену школярів або коледжів.

Як ви будете бачити від літератури, ми маємо низку програм, що охоплюють низку областей, що ведеться в Business Administration. В додатку, в послідовному Дипломі і Майстерні програми будуть також дуже добре розроблятися пошукові кроки в подібних областях на МА (Hons) і PHD рівнів. Вони можуть бути externally як можуть деякі курсипрацевлаштування. Відокремлений космос є доступним з відділу, який включає в себе наші дослідження етапів розвитку.

Applications for March 2001 перебіг postgraduate workshops є вперше в Листопаді 2000, хоча вони є можливістю для останньої заощаджень, якщо територіальні площі.

8 (заключна частина)

I look forward to hearing from you, if you have any questions we may be able to answer. Наші Postgraduate Studies Office в регіоні (адреса в літературі) будуть також бути готові до будь-яких зацікавлених застосунків.

Діловий текст

Офіційно-діловий стиль у текстах. Приклади

Кожна сучасна людина хоч раз у житті стикалася з необхідністю написати текст в офіційно-діловому стилі. Це зумовлено сучасними вимогами до спілкування між юридичними особами, приватними особами та держорганами, або приватними особами та юридичними особами. Простіше кажучи, звертаючись до організації як представник іншої організації або як приватна особа, ви будете змушені писати текст в офіційно-діловому стилі.

Одним з найбільш поширених видів текстів у діловому стилі є комерційна пропозиція.

Надішліть заявку на написання тексту в діловому стилі за адресою: Ця електронна адреса захищена від спам-ботів, Вам потрібно включити JavaScript для перегляду

Щоб не вантажити вас правилами написання офіційно-ділових текстів, одразу розглянемо кілька прикладів.

Приклад ділового тексту 1. Відкладення.

Директору ТОВ". "

Кузнєцову Н. С.

Шановний Миколо Сергійовичу!

12 січня ми отримали від вас комерційну пропозицію, в якій ви пропонуєте нашому підприємству регулярні поставки металу для проектів, що реалізуються нашою компанією.

Наше керівництво розглянуло ваші умови та готове укласти з вами договір про наміри та, надалі, договір про співпрацю. Єдиною перешкодою для плідної співпраці може стати неможливість постачання металопрокату з відстроченням платежу, який ви відмовляєтеся нам надати.

Просимо вас ще раз розглянути можливість надання відстрочки для партій великого обсягу! В іншому випадку, ми будемо змушені шукати партнерів з регулярних постачання металопрокату серед ваших конкурентів.

З повагою,

начальник комерційного відділу Петрякова І. І.

Приклад ділового тексту 2. Претензія

У березні поточного року наша компанія уклала з вами договір на виготовлення та встановлення пластикових вікон для обладнання офісних приміщень. Загальна кількість вікон склала 48 штук, сума договору 593 000 рублів.

Дотримуючись договору, вікна мали бути встановлені терміном до 1 вересня. На сьогоднішній день роботи виконані лише на третину, незважаючи на повну оплату нашого боку.

Враховуючи, що наша компанія повністю виконала зобов'язання з оплати, ми вимагаємо у найкоротші терміни виконати роботи зі встановлення вікон у повному обсязі, а також усунути недоліки, описані в раніше надісланих претензіях, у строк до 1 листопада, або повернути нам кошти за невиконані роботи . Також ми маємо намір вимагати компенсацію за завдану шкоду.

У разі невиконання вашою компанією взятих на себе за договором зобов'язань, або у разі відмови у поверненні грошових коштів та виплати компенсації, ми звернемося до суду РФ, а також складемо скаргу до Прокуратора РФ за місцем розташування вашої фірми.

Інші приклади дивіться нижче після прочитання правил написання тексту в діловому стилі.

Правила написання ділового тексту

Тепер можна познайомитись і з правилами. Отже, з прикладів видно, що головне правило ділового тексту – зберігати ділову стилістику. Що таке "діловий стиль" у текстах? Це насамперед стислість викладу, відсутність емоцій та факти.

У діловому тексті неприпустимо застосовувати емоційно забарвлені вирази, просторічні обороти.

Перше, що потрібно пам'ятати, приступаючи до написання ділового тексту в офіційному стилі - ваше завдання якнайкоротше викласти суть того, що ви хочете написати. Будь то скарга на чиїсь дії (або бездіяльність), прохання у наданні допомоги, претензія, вимога чи щось інше.

Офіційно-діловий стиль найчастіше використовується в бізнесі для складання комерційних пропозицій, але і в приватному житті нам не рідко доводиться викладатися саме в діловому стилі, якщо йдеться про спілкування з державними структурами, або про конфліктну ситуацію, що виникла, наприклад, при купівлі неякісного товару .

Для текстів у діловому стилі прийнято використовувати певні слова, що чітко видно у всіх наведених прикладах.

"Слідуючи", "враховуючи", "просимо вас розглянути можливість", "просимо сприяти" і т.п. Набір цих фраз залежить від ситуації, і звичайно, ви повинні навчитися відчувати інтуїтивно, коли потрібно використовувати фразу "просимо вас", а коли "вимагаємо".

Інші приклади текстів у діловому стилі

Діловий лист англійською

I'm писати до вас в інтересах до вашої природи. Подивіться, що closeed нашої інформації пакет, який містить наші сторінки і загальні деталі на наших школах і літніх центрах.

У Англії ми маємо дві школи, Brighton і Bath, як beautiful locations яких I am sure you and your students will like. Наші школи є розташовані в атрактивних premises в зручних, центральних позицій. Brighton є clean and safe town with beautiful bay and countryside nearby. Bath є одним з найбільш популярних історичних міст в Англії, відомий для його Георгійська архітектура і романські битви.

Пристосування є забезпеченим у моїх сім'ях, які мають змогу здійснювати комфортні люди, приємно спілкуватися і сприятливі умови, у яких школярі можуть займатися англійською і веселою їхньою статтю. Ми маємо full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.

I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.

Стиль написання ділових листів

Ділові листи прийнято писати діловим стилем, який, будучи офіційно-діловим, суттєво відрізняється від інших стилів мови: наукової, мистецької, розмовної.

Офіційно-ділова мова має низку специфічних особливостей та обмежень, до яких належать:

Діловий лист зазвичай готується з одного питання, у разі звернення в одну й ту саму організацію з різних питань рекомендується підготувати окремі листи щодо кожного з них

Офіційний характер ділового листа шляхом дотримання субординації в тексті листа

Нейтральність, яка характеризується суворим викладом суті звернення без використання розмовної лексики та образних слів, у листі не повинно бути слів із зменшувальними чи збільшувальними суфіксами та вигуки

Точність і ясність формулювань, що виключає різночитання або двояке тлумачення змісту листа

Використання мовних (шаблонних) формул, які застосовуються для мотивації тієї чи іншої дії, наприклад:

Оплату гарантуємо

Відповідно до Вашого листа

Просимо розглянути питання

Направляємо і т.д.

Лаконічність тексту листа, що досягається винятком з тексту оборотів, що несуть подвійний зміст

Використання термінів та скорочень, що забезпечується застосуванням у тексті листа галузевої термінології та загальновідомих скорочень (СНД, ОДКБ, кв. м тощо)

Використання послідовного підпорядкування слів у родовому та орудному відмінку (згідно зі штатним розкладом.)

У цій статті ви знайдете інформацію про роботу зі складними листами, які нерідко зустрічаються в діловій взаємодії, а також побачите зразки ділових листів. Це листи, необхідність у написанні яких виникає у ситуації порушення ділових інтересів: лист-прохання та лист-претензія.

Оскільки ситуація сама по собі є досить непростою, то й написання листа в такій ситуації є дуже важливим питанням, в якому автору важливо бути грамотним, ввічливим, коректним і водночас уміючим твердо відстояти свої ділові інтереси.

Успішно вирішити складності «важких» листів допомагають:

• Грамотна установка у взаємодії: тверда, але коректна установка на партнерство
• Вибір доречного стилю письма (офіційно-ділового чи довірливо-ділового)
• Грамотне та логічне оперування фактами

Зразки ділових листів.

(Установка - партнерство, стиль - офіційно-діловий, переконливе оперування фактами)

Шановні колеги!

З метою вжиття заходів щодо забезпечення якості та надійності приладу КВП-12 в умовах експлуатації, що випускається Інститутом «Оптика» з 1992 року, звертаємось до вас з наступним проханням: розглянути можливість про надання Інституту «Оптика» інформацію про параметри роботи приладу в реальних умовах експлуатації (Докладності у вкладенні) . Надіслані вами дані дозволять інституту зібрати необхідну для аналітики інформацію, провести моніторинг та сприятимуть оперативнішому вирішенню питань підвищення якості та надійності роботи приладу КВП-12.

Прохання повідомити у листі у відповідь про ваше рішення з приводу надання нам сприяння. У разі потреби додаткової інформації, яка вам потрібна для прийняття рішення, прохання також повідомити про неї в листі у відповідь.

З повагою,

Колектив Технічного бюро

Інститут «Оптика»

Діловий лист. Зразок листа-прохання(установка – партнерство, стиль – довірливо-діловий, переконливе оперування фактами)

Шановні колеги!

Ми дуже зацікавлені у питаннях підвищення якості та надійності роботи приладу КІП-12, який ми випускаємо з 1992 року та який з 1995 року знайшов міцне застосування у роботі вашої компанії. Тому звертаємося до вас із цим проханням.

Для підвищення якості та надійності роботи приладу КІП-12 нам потрібні докладні дані щодо роботи даного приладу в умовах експлуатації. У реалізації цього завдання ми дуже розраховуємо на вашу допомогу та пряму участь. Враховуючи довгострокову та позитивну співпрацю наших компаній, звертаємось до вас із проханням – пропозицією: допомогти нам у зборі та наданні статистичної інформації щодо роботи приладу. Ми будемо вдячні, якщо ви знайдете можливість зібрати для нас статистику за заданими параметрами (подробиці у додатку). Це дозволить нам провести моніторинг ефективності роботи приладу та оперативно вжити заходів щодо підвищення якості та надійності його роботи.

Будь ласка, повідомте, чи готові ви принципово допомогти нам. Якщо для ухвалення рішення вам потрібні додаткові коментарі або у вас виникли питання – ми готові на них відповісти.

Будемо вдячні вам за відповідь.

З повагою,

Іван Іванов

Керівник Технічного бюро

Інститут «Оптика»

Діловий лист. Зразок листа-прохання та зразок листа-претензії.

Візьміть на замітку нашу інформацію і ми впевнені, що питання написання «важких листів» для вас буде значно менш трудомістким.

Тамара Воротинцева

Зверніть увагу на наші тренінгові програми з ділового листування: