Незалежно від того, в якому режимі працюють співробітники підприємства, на роботодавця накладається обов'язок ведення обліку відпрацьованого часу. Для цього використовується спеціальний табель, який є обов'язковим документом для будь-якої фірми чи організації, яка здійснює господарську діяльність.

Також з метою здійснення контролю за виконанням правил трудового розпорядку, а також при використанні на підприємстві ненормованого графіка роботи може використовуватися спеціальний журнал обліку. На відміну від табеля, він не є обов'язковим документом і використовується на розсуд роботодавця. У цьому документі зазначається, скільки годин фактично відпрацював конкретний службовець протягом дня.

Що таке облік робочого дня?

Це поняття передбачає проведення дій, вкладених у моніторинг роботи співробітників підприємства міста і дотримання ними трудового розпорядку. Облік часу є необхідним заходом підтримки дисципліни. У разі порушення чинних правил, трудящий може бути притягнутий до відповідальності. У цьому випадку табель може бути використаний як доказ провини працівника. Це може стати в нагоді і у разі виникнення розбіжностей між сторонами.

Крім того, на підставі зроблених у табелі обліку відміток, проводиться розрахунок оплати праці. У зв'язку з тим, що у зазначеному документі проставляється не кількість годин, а факт того, що службовець відпрацював встановлену на підприємстві норму годинника, такий спосіб обліку повною мірою не підходитиме для тих осіб, які працюють за ненормованим графіком.

Порядок здійснення обліку часу праці закріплено нормами Трудового кодексу РФ. Відповідно до положень зазначеного нормативного акта, у робочий час включаються як періоди безпосередньо виконання службовцям посадових обов'язків, а й обов'язковий перерву прийому їжі та відпочинку. Крім цього, будь-який трудящий має право на вихідні дні, кількість яких залежить від графіка роботи громадянина та тривалості його виробничих змін.

Згідно зі ст.91 ТК РФ максимальна тривалість праці на тиждень, у загальному порядку, не повинна перевищувати 40 годин. Якщо специфіка діяльності фірми та посадових обов'язків службовця не дозволяє використовувати «стандартну» схему обліку робочого часу, то щодо нього може застосовуватися підсумований порядок обчислення норми.

Крім контролю за дотриманням трудящими належного, згідно з локальними нормативними актами, часу роботи, облік використовується з метою:

• контролю над своєчасним початком та припиненням роботи;
• Виявлення відсутніх та запізнюваних співробітників;
• Перевірки їхньої присутності на робочому місці протягом зміни, дотримання часових рамок під час перерви;
• Облік фактично відпрацьованих годин, часу вимушеного простою та понаднормової роботи;
• Фіксування знаходження службовця у відпустці або на лікарняному, для розрахунку належних йому виплат.

Положення про облік робочого часу

На кожному підприємстві роботодавець самостійно розробляє графік роботи своїх співробітників, з виробничої необхідності, і навіть посадових обов'язків кожного з трудящих. При цьому необхідно враховувати правила та обмеження, встановлені чинним законодавством.

Документом, що фіксує розподіл трудового часу службовців та його чергування з вихідними днями, є положення про облік робочого дня. У той самий час, цей документ ні суперечити становищем ТК РФ та інших федеральних і галузевих нормативних актів. У його тексті має бути зазначений як режим роботи, а й порушення, за допущення яких особу може бути притягнуто до дисциплінарної відповідальності.

Для ведення обліку трудового часу на кожному підприємстві повинні бути присутніми працівники, які вестимуть табель. Вони зі свого боку несуть відповідальність за дотримання встановлених правил оформлення зазначеного документа та достовірність записів, що здійснюються в ньому. Також до їх обов'язків входить:

• Розробка робочих графіків трудящих;
• Проставлення часу, коли працівник приступив до виконання посадових обов'язків та залишив робоче місце;
• Дотримання службовцями встановленого регламенту та норми-годин;
• Перевірка документів, що підтверджують обґрунтованість відсутності робітника на робочому місці (листок тимчасової непрацездатності, посвідчення про відрядження тощо);
• Повідомлення керівництву про допущені порушення трудового розпорядку.

Особа, відповідальна за ведення обліку трудового часу, має бути під розпис ознайомлена з відповідним становищем з метою належного виконання покладених на нього обов'язків.

Особливості розподілу трудового часу службовців

У ряді випадків порядок розподілу робочих годин може істотно відрізнятися і вимагати особливого підходу. До такого часу належать:

1. Вихідні та святкові дні. Незважаючи на те, що залучення до роботи у зазначені дні заборонено, вихід працівників можливий за дотримання встановленого законодавством порядку. При цьому вони працюватимуть на особливих умовах і можуть отримати подвійну оплату за відпрацьований годинник, або додатковий відгул при збереженні звичайної ставки.
2. Тимчасова непрацездатність службовця відзначається окремо та оплачується згідно з наданим лікарняним листком.
3. Понаднормові – також фіксуються в табелі окремо. Відповідно до ст.99 ТК РФ на роботодавця накладається обов'язок точного обліку кількості відпрацьованих годин понад встановлену норму.
4. Вимушений прогул - є відсутність службовця на робочому місці з вини наймача. За наявності достатніх доказів зазначений час оплачується в повному обсязі так, ніби співробітник виконував свої посадові обов'язки.
5. Простий – є час, коли громадянин перебував на робочому мете, але виконував покладених нею функцій. Оплата зазначеного часу провадиться лише у випадку, якщо таке невиконання роботи сталося з вини роботодавця.
6. День завершення відрядження - зазначений день оплачується службовцю як відрядження, незважаючи на те, що він не повинен при цьому перебувати на підприємстві.

Види обліку робочого часу

Чинним законодавством встановлено 3 основні різновиди обліку робочого часу:

• Поденний – використовується у разі, якщо на підприємстві встановлено «стандартний» режим праці з дотриманням встановлених добових та тижневих норм робочого часу.
• Понеділок – застосовується щодо робіт, які передбачають виконання службовцями своїх посадових обов'язків у межах тижневої норми.
• Підсумовований – підходить у разі, якщо специфіка роботи не дозволяє застосовувати під час обліку робочого часу встановлені законодавством добові та тижневі норми.

Врахування часу праці за день

У разі облік виробляється виходячи з встановленої денної норми годин. Відповідно до ст.91 ТК РФ у порядку на тиждень громадянин може працювати трохи більше 40 годин. Вказаний час може бути поділений на два графіки:

• 5/2 – у якому однією трудовий день припадає 8 робочих годин;
• 6/1 – у разі тривалість робочої зміни визначається роботодавцем, але з може перевищувати 7-ми годин.

У разі необхідності продовження виконання посадових обов'язків після завершення робочої зміни, зазначений час має бути зафіксовано як понаднормова робота та оплачено в установленому порядку.

Врахування часу праці за тиждень

При використанні на підприємстві зазначеного виду обліку часу тривалість облікового періоду завжди становитиме 40 годин. Однак при цьому може змінюватись тривалість праці протягом трудових днів. Головне в даному випадку, щоб кількість фактично відпрацьованих годин не перевищувала встановленої тижневої норми.

Найчастіше зазначений порядок обліку часу використовується при використанні на підприємстві змінного або гнучкого трудового графіка.

Підсумований облік часу праці

У ряді випадків використання денного та тижневого обліку часу не підходить у зв'язку зі специфікою здійснюваних працівником трудових функцій. Такий спосіб підійде для працівників, задіяних у сезонних роботах, які працюють на безперервному виробництві, а також за гнучким графіком.

У разі відповідальний працівник розраховує норму годин на більш тривалого проміжку часу (наприклад, місяця чи півріччя). Максимальна величина облікового періоду, згідно з ч.1 ст.104 ТКРФ, не може перевищувати одного року. Незалежно від тривалості облікового періоду, при перерахунку на тижневий показник кількість відпрацьованого часу не повинна перевищувати встановлену законодавством норму.

Методи здійснення контролю та обліку часу праці

На кожному підприємстві керівництво самостійно визначає допустимі методи здійснення обліку часу роботи та контролю за дотриманням встановлених правил трудового розпорядку. З цією метою можна використовувати:

• Введення звітності всім співробітників;
• Контролює час прибуття та відходу з підприємства трудящих шляхом залучення спеціального працівника та накладення на нього відповідних обов'язків. З метою забезпечення контролю вся інформація вноситься до журналу обліку, який здається керівнику разом із звітом.
• Впровадження контрольно-пропускної системи шляхом запровадження електронних карт чи інших способів ідентифікації співробітників;
• Встановлення системи відеоспостереження.

Табель обліку робочого часу

Як було зазначено, табель обліку часу праці є документом, обов'язковим для ведення для підприємства. У ньому відображається інформація про виконання працівниками встановленої на підприємстві норми годинника, а також час їх відсутності та причини такого. З цього документа здійснюється контроль, і проводитися розрахунок зарплати трудящих.

Чинним законодавством допускається як ведення табеля вручну, так автоматично, виходячи з методів обліку часу праці, що застосовуються на підприємстві.

Правила ведення обліку часу праці

Основним правилом здійснення для підприємства обліку часу праці є обов'язковість ведення табеля на паперовому носії. Навіть якщо на фірмі використовується автоматичний спосіб заповнення в електронному вигляді, згодом він повинен бути роздрукований і підписаний уповноваженою особою. Цей документ оформляється на бланках встановленого зразка.

Першого числа кожного облікового місяця відкривається новий табель, у якому відповідальна особа проставляє необхідні позначки. Наприкінці звітного періоду, після внесення всіх записів, цей документ передається до бухгалтерії щодо розрахунків виплат. Кожному співробітнику підприємства присвоюється особистий табельний номер, виходячи з якого проводяться необхідні підрахунки.

Порядок ведення обліку

Порядок ведення обліку трудового часу на підприємстві провадиться згідно з правилами, встановленими нормами чинного законодавства. Не допускається відмова від його здійснення, оскільки це є грубим порушенням прав трудящих.

Врахування часу роботи проводиться на підставі встановленого режиму та розпорядку праці. Якщо для низки категорій співробітників необхідно запровадити ненормований графік роботи, таке рішення має бути оформлене письмово, а перелік посад, що залучаються до такого графіка праці, – узгоджений із профспілкою. Відповідні положення мають бути внесені до локальних документів підприємства, а також трудових договорів службовців, на яких поширюється нововведення.

Для обліку часу праці за ненормованим графіком також можна використовувати спеціальний журнал, у якому відзначається кількість годин, фактично відпрацьованих конкретним службовцям.

Організація підсумованого обліку викликає багато питань у фахівців із ведення кадрового діловодства та бухгалтерів із розрахунку зарплати. З'ясуємо, у яких випадках запровадження підсумованого обліку виправдано і як правильно у своїй виробляти оплату труда.

загальні положення

Якщо на підприємстві організовано безперервний процес виробництва, роботодавець змушений запроваджувати графіки змінності, відмінні від п'ятиденного 40-годинного робочого тижня. У цьому загальна тривалість робочого дня протягом місяця має перевищувати встановлену законодавством норму. В іншому випадку за згодою працівника потрібно оформити понаднормову роботу. При цьому понаднормовий час має укладатися у певний ліміт: не більше чотирьох годин протягом двох днів поспіль і не більше 120 годин на рік.

Щоб обійти описані складнощі, роботодавець може звернутися до підсумовованого обліку робочого часу. Відповідно до статті 104 ТК РФ, даний тип обліку ґрунтується на наступному принципі: допустима законодавством норма робочого часу визначається не для тижня або місяця, а для облікового періоду.

Важливо відзначити, що запровадження підсумованого обліку є обов'язковим для певних працівників і при вахтовому методі роботи, з обліковим періодом довжиною на місяць та квартал для певних посад. В інших випадках обліковий період встановлюється роботодавцем самостійно і прописується у внутрішніх нормативних документах. Це може бути місячний, квартальний або річний обліковий період. У цьому співробітник може відпрацювати у якомусь місяці більше чи менше встановленої законодавством норми робочого дня.

Основна суть підсумованого обліку полягає в тому, що за підсумками облікового періоду працівник має відпрацювати встановлену законодавством норму робочого часу. Наприклад, у 2017 році – 1973 години за річний обліковий період за 40-годинного робочого тижня. Графіки працівників спочатку будуються з розрахунком на обліковий період у межах встановленої норми часу. Чим довший період, тим більше шансів у роботодавця виключити можливість появи понаднормового годинника роботи.

Облік відпрацьованих годин за підсумками облікового періоду

Роботодавці стикаються з основними труднощами за підсумками облікового періоду, коли потрібно порівняти фактично відпрацьований час кожного працівника із законодавчою номою годинника. Тут слід враховувати, що з регламентованої норми годинника виключається час, протягом якого працівник не виконував своїх трудових обов'язків з обґрунтованих причин. Це можуть бути щорічна або навчальна відпустка, відпустка без збереження заробітної плати, тимчасова непрацездатність, період виконання державних, громадських обов'язків. Таким чином, причини не повинні бути пов'язані з ухиленням від роботи, наприклад, прогулами або простоями з вини працівника. Законодавча норма робочого дня в цих випадках зменшується лише на кількість годин такої відсутності, які припали на робочий час за графіком працівника, тобто на кількість годин, пропущених працівником за графіком його роботи.

Припустимо, що відпустка становить 14 календарних днів, 5 днів із яких припадають на робочі дні за графіком співробітника. При одинадцятигодинному графіку 55 годин виключаються із норми робочого дня визначення індивідуальної норми.

У результаті ми отримуємо індивідуальну норму співробітника, яку порівнюють наприкінці облікового періоду з фактично відпрацьованим годинником:

Індивідуальна норма = Законодавчо встановлена ​​норма () - Годинник обґрунтованої відсутності працівника за робочим графіком.

Визначення перероблених або недопрацьованих годин та їх оплата

Відпрацьований годинник порівнюється з індивідуальною нормою для визначення переробленого/недоробленого годинника в кінці облікового періоду, при звільненні співробітника, при переході з підсумованого обліку на його звичайну форму.

Приклад 1: Підсумований облік. Графік 2-3 дні по 11 годин. Обліковий період – квартал. Відсутності немає.

Мал. 1 - Табель обліку робочого дня для прикладу 1.

У прикладі норма за виробничим календарем складе 488 годин, що показано в крайній правій графі на Рис. 1. Згідно з табелем, співробітником було фактично відпрацьовано 506 годин. Співробітник повністю відпрацював свій графік за кожен місяць без відсутності, отже його індивідуальна норма дорівнює 488 годин. Наприкінці облікового періоду порівняємо фактично відпрацьований годинник з індивідуальною нормою, і отримаємо кількість перероблених годинників:

Відпрацьовано понад норму = Відпрацьовано всього годинника - Індивідуальна норма =

506 - 488 = 18 годин

Приклад 2: Підсумований облік. Графік 2-3 дні по 11 годин. Обліковий період – квартал. Відсутності є.

Рис.2 - Табель обліку робочого дня для прикладу 2.

У прикладі норма за виробничим календарем складе 488 годин. Фактично, співробітником було відпрацьовано 407 годин. Співробітник мав відсутність: непрацездатність на 7 календарних днів з 02 по 08 квітня. За графіком випав на 4 зміни, тобто 44 години відсутності за робочим графіком. Співробітник перебував у відпустці 7 календарних днів із 20 по 26 червня. Відпустка випала на 5 змін за графіком, тобто 55 годин відсутності за робочим графіком. Разом 99 годин відсутності за обліковий період. Це означає, що індивідуальна норма співробітника становитиме:

Індивідуальна норма = Норма - Годинник відсутності за графіком = 488 - 99 = 389 годин

Наприкінці облікового періоду порівняємо фактично відпрацьований годинник з індивідуальною нормою, і отримаємо кількість перероблених годинників:

Відпрацьовано понад норму = Відпрацьовано всього годинника - Індивідуальна норма =

407 - 389 = 18 годин

Оплата перероблених та недопрацьованих годин

Якщо протягом облікового періоду співробітник відпрацював понад індивідуальну норму годинника з однієї з наступних причин (виходу не в свою зміну для заміни іншого працівника, збільшення кількості годинника за виробничою потребою тощо), то необхідно нарахувати доплату за перероблений понад норму час: за перші 2 години роботи не менше ніж у півторному розмірі, за наступний годинник – не менш ніж у подвійному розмірі.

Якщо ж в обліковому періоді працівник не зміг відпрацювати норму робочих годин через неправильно складений графік роботи або переведення на інший графік, це означає, що оплата фактично відпрацьованого часу виявилася меншою, ніж гарантовано працівникові трудовим законодавством. У цьому випадку оплата невідпрацьованих годин з вини роботодавця провадиться в розмірі не нижче за середню заробітну плату співробітника, розрахованої пропорційно фактично відпрацьованому часу (ч. 1 ст. 155 ТК РФ). Якщо відсутня вина працівника та роботодавця, то за працівником зберігається не менше 2/3 тарифної ставки (окладу).

Оплата праці у святкові та вихідні дні при сумованому обліку

Щоб правильно оформити оплату праці у святкові та вихідні дні, потрібно визначити, чи є святковий день робітником за графіком співробітника чи вихідним неробочим днем.

Якщо це робочий святковий день, то табелеон відбивається як Я-Явка (не відбивається як РВ), і мінімальна доплата за цей день має бути здійснена в одинарному розмірі, так як особливих відхилень для сумованого обліку в ст.153 не передбачено. Тобто працівник за умови повного відпрацьованого графіка отримає свій оклад (при оплаті за окладом) та доплату у розмірі одинарної ставки за святковий день.

Якщо це неробочий за графіком святковий день, то табелеон відображається як РВ, і мінімальна доплата за цей день повинна бути зроблена за загальним правилом не менше ніж у подвійному розмірі в поточному місяці. У цьому випадку працівник отримає свій оклад (при оплаті за окладом) та доплату у розмірі подвійної ставки за святковий день.

При підрахунку понаднормового годинника за підсумками облікового періоду робота у святкові дні, проведена понад норму, не повинна враховуватися, оскільки вона вже оплачена у подвійному розмірі (п. 4 Роз'яснення № 13/П-21 «Про компенсацію за роботу у святкові дні»).

Оплата за середнім заробітком при сумованому обліку

При розрахунку середнього заробітку працівника, якому встановлено сумований, для всіх випадків (крім відпускних та лікарняних) слід розраховувати середній годинний заробіток (п. 13 Положення № 922 про середній заробіток). Для виплати відпусткових та компенсації за невикористані відпустки слід розраховувати середньоденний заробіток (п. 4, 9-11 Положення № 922 про середній заробіток), а для виплати допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги з догляду за дитиною, у свою чергу, розраховують середньоденний заробіток у загальному порядку.

Основні підсумки:

Підсумований облік може бути встановлений, коли визначена законодавством щоденна та (або) щотижнева тривалість робочого часу не дотримується.

Підприємство самостійно розробляє графіки та встановлює обліковий період.

При підрахунку норми робочого дня для конкретного працівника необхідно виключити періоди, коли працівник не працював з поважних причин. Виходячи з цих цифр визначається кількість годин, відпрацьованих понаднормово.

Понаднормовий годинник підраховується в кінці облікового періоду і підлягає відплаті за правилами ст. 152 ТК України.

Для оплати недопрацьованих годин необхідно встановити їх причину та сплатити у відповідному розмірі.

Робота в неробочий святковий день при сумованому обліку проводиться у подвійному розмірі та підрахунку наприкінці облікового періоду не враховується.

Робочий святковий день при сумованому обліку зазвичай доплачується в одинарному розмірі.

Оплата по середньому заробітку при сумованому обліку провадиться виходячи із середньогодинної ставки, крім оплати відпускних та лікарняних.

Сумарний облік робочого часу (точний термін у Трудовому кодексі) використовується у випадках, коли з об'єктивних причин не дотримується нормальна тривалість робочого тижня, наприклад, при змінному режимі праці. Нюанси підрахунку відпрацьованого часу та принципи обчислення заробітної плати при застосуванні підсумованого обліку розглядаються у статті.

Підсумований облік робочого часу за ТК РФ

Законодавець нормує тривалість праці працівника. Основними критеріями у своїй є (1) кількість робочого дня за (2) встановлений часовий інтервал. Трудовий кодекс визначає у загальному випадку нормальну тривалість праці, що є одночасно максимальною, як 40-годинний робочий тиждень (ст. 90). Наймач зобов'язаний враховувати робочий час співробітників персонально, окремо фіксуючи фактично відпрацьований годинник кожного в табелі обліку робочого часу.

Форму для обліку робочого часу та порядок її заповнення див. «Табель обліку робочого часу – форма Т-13 (бланк)» .

Як відомо, значна кількість організацій використовує режим роботи, щоденна довжина якої виходить за рамки традиційного 8-годинного трудового дня. Це організації, зайняті обслуговуванням населення (медичні, торгові, сфера обслуговування, транспорт та ін.), або випускають продукцію з тривалим циклом виробництва. Поняття «тривалий цикл виробництва» означає, що технологічна довжина виробничого процесу більша за регламентовану законом стандартну довжину робочого часу.

Для забезпечення процесу обслуговування та виробництва у таких випадках роботодавець вводить змінний режим праці . Часто за такого режиму неможливо витримати встановлену, нормовану тривалість тижневої чи денної праці. Наприклад, одного тижня у працівників виходять переробки, іншого навпаки, вільний час. При звичайному обліку робочого часу переробки повинні оплачуватись як понаднормові . Але, щоб цього не відбувалося, законодавець дозволяє наймачеві використовувати (ст. 104). Це означає, що відпрацьований час підраховується не за тиждень, а за інший проміжок (два тижні, місяць, три місяці тощо).

Проміжок часу, прийнятий роботодавцем для підрахунку кількості годин роботи з метою нормування, називається обліковим періодом. Тривалість виконання трудових обов'язків за обліковий період має бути не більшою за нормальний тижневий, помножений на кількість тижнів у прийнятому обліковому періоді. Максимальна довжина облікового періоду у випадку становить 1 рік (ст. 104 ТК РФ).

Підсумований облік робочого часуможе вводитись роботодавцем і для всього персоналу, і для окремих груп працівників, зайнятих забезпеченням певних технологічних процесів та працюючих за змінним графіком.

Графік робочого часу, порядок його складання див. «Графік робочого часу на 2018 рік – скачати бланк» .

Отже, сумований облік робочого часудоцільно вести у тих сферах праці, де з об'єктивних причин не вдається дотриматися нормальної тривалості праці за тиждень, щоб у рамках більш тривалого періоду компенсувати відхилення в тривалості одного трудового тижня в наступні. Використання сумованого обліку робочого часу ТК РФпередбачає, зокрема, при вахтовому методі роботи (ст. 300 ТК РФ), режимі гнучкого робочого дня (ст. 102 ТК РФ), роботі зі змін (ст. 103 ТК РФ).

Оплата праці при сумованому обліку робочого часу – приклади розрахунку

За загальним правилом під час розгляду обліку відпрацьованого часу використовується погодинна система оплати праці. Існують два часто застосовувані методи розрахунку зарплати:

• за базову величину приймається місячний посадовий оклад;
• базовою є величина годинної тарифної ставки.

Спосіб обчислення суми зарплати, коли за базову величину приймається оклад, зручний для облікового періоду завдовжки один місяць. Як відомо, оклад встановлюється у виконанні праці протягом місяця нормальної тривалості робочого дня. Усередині періоду обліку, що дорівнює місяцю, відпрацьований час за кожний робочий тиждень може бути більшим або меншим за встановлену норму в 40 годин (загалом), але в цілому за строк облікового періоду загальна тривалість часу виконання праці відповідає нормі годинника за виробничим календарем цього місяця.

Коли тривалість облікового періоду більша або менше одного місяця, застосування методу обчислення зарплати виходячи з місячного окладу незручно та неправильно. Якщо обліковий період становить, наприклад, кілька місяців, довжина робочого часу, дуже ймовірно, відмінна від нормальної кожного місяця. Але загалом у аналізований період тривалість фактично відпрацьованого робочого дня дорівнює нормі. Якщо за базу розрахунку приймається оклад, то виходить ситуація, коли винагорода за працю в одній і тій самій сумі, що дорівнює окладу, виплачується за різну кількість праці, яка пропорційна кількості робочого часу.

Тому для розрахунку зарплати при обліковому періоді, відмінному від місяця, застосовується величина годинної тарифної ставки. Вона підраховується виходячи з нормальної (згідно з виробничим календарем) кількості годин у конкретному місяці або за рік за умови 5-денного робочого тижня (Наказ МОЗ соціального розвитку РФ від 13.08.2009 № 588н).

Як приклад розрахуємо норму робочого часу за 5-денний 40-годинний тиждень у грудні 2018 р., в якому 21 робочий день:

40: 5 × 21 - 1 = 167,

Норма у грудні становитиме 167 робочих годин.

А якщо зміни випадають на вихідні чи свята?

Вихідні у працюючих за змінами свої. Тому загальні правила щодо підвищеної оплати роботи у вихідний тут не застосовуються. А от із влученням на зміну свят є нюанси. Про них читайте у цій статті .

Як бути, якщо за підсумками облікового періоду вийшла переробка?

Переробка за підсумками облікового періоду – це понаднормові. Для них у ТК РФ теж є свої правила, які поширюються і на працівників-змінників. Про ці правила читайте .

Що робити, якщо працівник відпрацював обліковий період неповністю?

Якщо працівник неповністю відпрацював обліковий період (наприклад, хворів, був у відпустці, звільнився), йому розраховують скорочений норматив. Для цього забирають від загальної норми пропущений час. Якщо цей усічений норматив за підсумками періоду перевищено, оплачують понаднормові якщо навпаки, часу відпрацьовано менше, оплачують роботу за фактом. Відпрацьовувати пропущені з поважних причин години/дні працівник не зобов'язаний.

Підсумки

Підсумований облік робочого часувикористовується при змінному, вахтовому графіку, а також у гнучкому режимі робочого часу. Система розрахунку заробітної плати залежить від протяжності облікового періоду і може базуватися на місячному посадовому окладі або годинної тарифної ставки.

Кадрова служба підприємства: діловодство, документообіг та нормативна база Гусятникова Дар'я Юхимівна

2.5. Табель обліку робочого часу

Відповідно до ст. 91 ТК РФ роботодавець повинен вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником. Для оформлення даних такого обліку Держкомстатом Росії розроблено уніфіковані форми № Т-12 (код за ОКУД 0301007) та № Т-13 (код за ОКУД 0301008). Дані уніфіковані форми з обліку робочого дня та розрахунків з персоналом з оплати праці застосовуються юридичними особами всіх організаційно-правових форм та форм власності, крім бюджетних установ. На жаль, ці форми призначені для обліку використання робочого дня на підприємствах, які застосовують лише погодинну систему оплати праці. При відрядній оплаті підприємства самостійно розробляють форми первинних документів з обліку вироблення.

Табель обліку використання робочого часу застосовується:

Для отримання даних про відпрацьований працівниками організації часу;

Для врахування фактично відпрацьованого часу, часу простою, хвороб, відпусток та інших форм використання робочого часу;

контролю дотримання працівниками встановленого режиму робочого дня;

Для реєстрації прогулів;

для розрахунку заробітної плати;

Для складання статистичної звітності з праці.

Табель складається в одному екземплярі уповноваженою на те особою, часто – працівником кадрової служби. Обов'язок вести табель може бути прописаний у працівника у трудовому договорі, посадовій інструкції або покладений на нього окремим наказом щодо основної діяльності. За порушення зобов'язання про облік робочого часу винні посадові особи несуть адміністративну відповідальність, яку накладають органи Федеральної інспекції праці.

Після складання табель підписується керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби та передається до розрахункового відділу бухгалтерії, де зберігається один рік (п. 281 Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого Росархівом Росії 06.10.2000).

Якщо зарплата нараховується двічі на місяць, на підприємстві необхідно складати два табелі на місяць: один – для обліку відпрацьованого часу у першій половині місяця, а інший – на другий. Якщо табель складається один раз на місяць, у бухгалтерії може виникнути проблема з переплаченим авансом за першу половину місяця, якщо в цей час хтось із працівників був відсутній на роботі. Жодної відповідальності при цьому організація не понесе.

Якщо ж вести виплачується раз на місяць, то разі скарги працівників у Федеральну інспекцію праці порушення вимог ст.136 ТК РФ винну посадову особу можуть оштрафувати у сумі від 500 до 5000 крб. порушення законодавства про працю і про охорону праці (ст. 5.27 КоАП РФ).

На невеликому підприємстві табель може вестися з організації загалом, у більших – за структурними підрозділами. У заголовку обов'язковим є вказівка ​​найменування підприємства та структурного підрозділу, на який заповнюється табель, код за ОКПО. Включення працівника в табель та виключення з нього провадиться на підставі первинних документів з обліку кадрів (наказ про прийом на роботу, трудовий договір).

Форма № Т-12 заповнюється вручну чорнилом або кульковою ручкою, чітким, ясним почерком, без помарок, підчисток, замазувань коректором. Допущені помилки виправляються лише за встановленими правилами (за допомогою закреслення неправильних записів та проставлення над ними правильних). Виправлення підтверджуються підписом працівника, який заповнив форму, а також погоджуються та підписуються всіма особами, відповідальними за зміст документа.

Форма № Т-13 застосовується за умов автоматизованої обробки даних. Бланки цього табеля можуть мати частково заповнені реквізити, що належать до умовно-постійної інформації у довідниках програми:

Структурний підрозділ, цех (відділ), бригада;

Прізвище ім'я по батькові;

Професія (посада);

Табельний номер і т.д.

Форма табеля може змінюватися відповідно до прийнятої технології обробки даних. Відповідно до Постанови Держкомстату Росії № 1 за потреби допускається збільшення кількості граф для проставлення додаткових реквізитів за режимом робочого часу, наприклад, часу початку та закінчення роботи в умовах, відмінних від нормальних. Додаткові графи рекомендується вводити в табель тим організаціям, працівники яких працюють у шкідливих умовах. Працівники, перелічені у списку виробництв, цехів, професій та посад зі шкідливими умовами праці, робота в яких дає право на додаткову відпустку та скорочений робочий день, отримують додаткову відпустку без застережень.

Інші ж, не названі в Списку працівники, які виконують в окремі періоди часу роботу у виробництвах і цехах, професіях та посадах зі шкідливими умовами праці, передбачених у Списку, мають право на додаткову відпустку, що розраховується пропорційно до відпрацьованого часу, на тих же підставах, що й працівники, названі у Списку.

У рахунок часу, опрацьованого у шкідливих умовах праці, зараховуються ті дні, у яких працівник фактично був зайнятий у умовах щонайменше половини робочого дня, передбаченого для працівників цього виробництва, цеху, професії чи посади.

Для цілей надання додаткової відпустки працівникам, не наведеним у Списку, факт виконання ними в окремі періоди часу робіт у шкідливих умовах праці має бути документально підтверджений. Але питання про те, як це слід робити, законодавство не регулює. Для обліку часу роботи у шкідливих умовах праці якраз підійдуть додаткові графи табеля.

Усі, що вносяться в табель зміни мають бути оформлені на підприємстві наказом. Вилучення окремих реквізитів з табеля, як і з інших уніфікованих форм, не допускається.

Перший розділ форми № Т-12 (графи 1–6 № Т-13) називається "Облік робочого часу"і є таблицю, де по горизонталі проставляються дні поточного місяця, а по вертикалі наводиться список прізвищ співробітників. Для відображення використання робочого часу за кожен день у табелі (№ Т-12 – графи 4-17; № Т-13 – графа 4) відведено два рядки:

У першій проставляються умовні позначення видів витрат робочого часу, повний перелік яких наводиться на титульному листі форми № Т-12;

У другій – відображаються дані про кількість відпрацьованих годин за кожним видом витрат робочого часу.

Таким чином, ці дані дозволяють контролювати кількість відпрацьованого кожним співробітником часу, усі випадки запізнень та неявок із зазначенням їх причини, а також годинник простою та понаднормової роботи.

Стаття 91 ТК РФ під робочим часом має на увазі час, протягом якого працівник повинен виконувати трудові обов'язки, а також інші періоди часу, які відповідно до законів та інших нормативних правових актів відносяться до робочого часу. Робочий час встановлюється відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку організації та умов трудового договору.

Облік робочого дня здійснюється в табелі шляхом суцільної реєстрації явок і неявок працювати . Але Постанова Держкомстату Росії № 1 допускає реєстрацію в табелі обліку робочого часу лише відхилень (неявок, запізнень понаднормового годинника тощо) від графіка роботи. За відсутності відхилень в табель заносяться лише підсумкові дані про результати роботи за першу та другу половину місяця.

Будь-який день розрахункового місяця для кожного працівника може бути робочим, вихідним (згідно з календарем, особливим графіком або розпорядженням Уряду РФ), святковим, днем ​​відпустки, хвороби і т.д.

Окремо враховуються такі види відпрацьованого часу:

Години роботи (денні, вечірні);

Нічний годинник роботи;

Понаднормовий годинник роботи;

Годинник роботи у вихідні, святкові дні;

Годинник, проведений у службовому відрядженні.

Кількість відпрацьованих працівником годинника визначається на підставі даних про час приходу працівника на місце роботи та його догляду. З цього часу іноді віднімають періоди фактичної відсутності працівника на робочому місці без поважної причини. Нічний час вважається час з 22 години до 6 годин (ст. 96 ТК РФ).

До понаднормової роботи(Ст. 99 ТК РФ) відноситься робота, що виконується працівником з ініціативи роботодавця за межами встановленої тривалості робочого часу, щоденної роботи (зміни), а також робота понад нормальну кількість робочих годин за обліковий період. Дані про неї вносяться в табель на підставі списків осіб, які виконували ці роботи, які складає та підписує начальник структурного підрозділу, який прийняв рішення про виробничу необхідність понаднормових робіт. Керівник понаднормових робіт робить у цих списках позначки про кількість годин, фактично опрацьованих кожним співробітником понад норму.

Так само оформляється облік годин роботи у вихідні та святкові дні.

При роботі у вихідний день незалежно від того, як згодом вона компенсуватиметься працівнику, у першому рядку відповідної графи табеля вказується «РП», а у другому – кількість фактично відпрацьованих у цей день годинника.

Робота у вихідний день оплачується у подвійному розмірі відповідно до ст. 153 ТК України. Підставами для цього будуть табель обліку робочого часу та письмове розпорядження роботодавця про оплату. Якщо працівник виявив бажання за роботу у вихідний день отримати інший день відпочинку, то відповідно до ст.153 ТК РФ він може бути йому наданий, про що також має бути зазначено у письмовому розпорядженні роботодавця. Того дня, коли відпочинок надано, у табелі ставиться «В». У цьому випадку робота у вихідний день оплачується в одинарному розмірі того місяця, коли працівник працював у вихідний день, а інший день відпочинку оплаті не підлягає незалежно від того, в якому місяці він буде наданий.

При відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться у днях (відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, час виконання державних чи громадських обов'язків тощо), у табелі у верхньому рядку у графах проставляються лише коди умовних позначень, а нижньому рядку графи залишаються порожніми.

Час, проведений співробітником у службовому відрядженні , враховується на підставі оформленого належним чином посвідчення про відрядження, в якому проставляються відмітки про час прибуття та вибуття працівника до кожного пункту призначення, завірені підписами та печатками приймаючих сторін. Ці позначки дозволяють визначити час перебування працівника у відрядженні. При цьому днем ​​виїзду у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака чи іншого транспортного засобу з місця, де знаходиться постійна робота відрядженої особи, а днем ​​приїзду – день прибуття транспорту до цього місця. Точний час підтверджується наявністю квитків на вказані транспортні засоби.

У ті дні, коли працівник перебував у відрядженні (включно з вихідним днем), у першому рядку табеля необхідно поставити «К» – літерний код службового відрядження, а другий рядок не заповнюється. Відповідно до ст.167 ТК РФ при направленні працівника у службове відрядження йому гарантується збереження середнього заробітку.

Облік часу, проведеного працівниками у відпустці, здійснюється на підставі наказів про надання відпустки. При цьому в табелі окремо враховуються такі види відпусток:

Щорічна основна оплачувана відпустка;

Щорічна додаткова оплачувана відпустка, передбачена законодавством, нормативними актами, колективним договором;

Відпустка у зв'язку з навчанням із збереженням заробітної плати, підвищенням кваліфікації з відривом від виробництва та ін;

Скорочена тривалість робочого часу для учнів без відриву від виробництва із частковим збереженням заробітної плати;

Додаткова відпустка у зв'язку з навчанням без збереження заробітної плати;

Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами;

Частково оплачувану відпустку, що надається для догляду за дитиною;

Відпустка без збереження заробітної плати, що надається працівнику для догляду за дитиною;

Відпустка без збереження заробітної плати, надана працівникові за дозволом адміністрації;

Відпустка без збереження заробітної плати у випадках, передбачених законодавством.

Якщо співробітник йде у відпустку, то в табелі обліку робочого часу необхідно вказувати святкові дні, тому що неробочі святкові дні, що припадають на період відпустки, не включаються до щорічної відпустки і не оплачуються (ст. 120 ТК РФ). Вихідні дні у цей період не відзначаються, тому що вони входять у поняття «календарні дні відпустки».

Відмітки в табелі про причини неявок на роботу, роботу в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу за ініціативою працівника або роботодавця, скороченою тривалістю робочого часу та ін. виробляються на підставі документів, оформлених належним чином державних або громадських обов'язків, письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмову згоду працівника на понаднормову роботу у випадках, встановлених законодавством та ін.). Ці документи працівники зобов'язані надати табельнику або уповноваженій особі до закінчення розрахункового періоду.

Наприклад, якщо працівник телефоном повідомив про хворобу, при заповненні табеля до появи працівника на роботі в табелі проставляється буквений код «ПН» – неявка з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин). Після надання листка лікарні цей літерний код виправляється на код «Б» - тимчасова непрацездатність (хвороба).

Відступи та порушення встановленого режиму робочого часу можуть бути такі:

Тимчасова непрацездатність (крім випадків, передбачених кодом «Т» – тимчасова непрацездатність без призначення допомоги у випадках, передбачених законодавством) та відпустки для догляду за хворими та за карантином, оформлені листками непрацездатності;

Неоплачувана непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв'язку з побутовою травмою, доглядом за хворими та карантином, оформлені довідками лікувальних закладів тощо);

Годинник скорочення роботи робітником та службовцем проти встановленої тривалості робочого дня у випадках, передбачених законодавством;

Простої не з вини працівника;

Невиходи на роботу із збереженням заробітної плати у випадках, передбачених законодавством (виконання державних чи громадських обов'язків, ліквідація надзвичайних ситуацій, усунення наслідків стихійного лиха);

Прогули (неявки на роботу без поважної причини протягом усього робочого дня або відсутність на роботі без поважної причини понад 3 години (безперервно чи сумарно) протягом усього робочого дня, адміністративний арешт за адміністративні правопорушення, перебування у медичному витверезнику, страйки, визнані незаконними та інші неявки з неповажних причин);

Невідпрацьований годинник у зв'язку з роботою в режимі неповного робочого часу з ініціативи адміністрації;

Вихідні дні (для щотижневого відпочинку) та святкові дні;

Страйк (за умов та у порядку, передбачених законом);

Неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин).

Підсумкові дані щодо обліку використання робочого часу за місяць зазначаються у графах 8-17 розділу 1 форми № Т-12, а потім використовуються для розрахунку та нарахування заробітної плати. Після заповнення розділу 1 форми № Т-12 (№ Т-13) документ підписується відповідальною за його ведення особою, керівником структурного підрозділу та передається до бухгалтерії для нарахування заробітної плати. Цей розділ може бути самостійний документ при окремому обліку використання робочого дня і розрахунків із персоналом з праці.

Розділ 2 форми № Т-12 «Розрахунок із персоналом з праці»призначений для розрахунку заробітної плати та заповнюється працівниками бухгалтерії. Він являє собою таблицю, в якій наводяться табельні номери працівників, дані про встановлені працівникам оклади (тарифні ставки), дані про кількість відпрацьованих днів (годин) по кожному працівнику в розрізі всіх видів вироблених ним робіт, а також розраховуються суми заробітної плати, що нараховуються за ними . У формі № Т-13 відсутні графи для відображення розрахованих сум заробітної плати, що нараховується.

Нарахування основний (за відпрацьований час) та додаткової (за неопрацьований час) заробітної плати провадиться з урахуванням норм робочого часу, встановлених законодавством РФ. Зауважимо, що система додаткової оплати та стимулювання праці, у тому числі розміри підвищеної оплати за роботу у нічний час, вихідні та неробочі святкові дні, понаднормову роботу, інші види робіт, встановлюється роботодавцем з урахуванням думки виборного профспілкового органу цієї організації. Проте, у своїй умови оплати праці, визначені трудовим договором, колективним договором, угодами, локальними нормативними актами організації, неможливо знайти погіршені проти встановленими ТК РФ, законами та інші нормативними правовими актами.

Четверта сторінка форми № Т-12 містить дані та показники, необхідні для складання статистичної звітності з праці. При її заповненні слід керуватися «Інструкцією щодо заповнення організаціями відомостей про чисельність працівників та використання робочого часу у формах федерального державного статистичного спостереження», затвердженої постановою Держкомстату Росії від 7 грудня 1998 № 121.

При складанні табеля необхідно заповнювати всі реквізити , передбачені уніфікованою формою, якщо в ньому залишаються незаповнені рядки, то вони мають бути обов'язково прокреслені. Остаточно оформлений табель підписується відповідальною особою та керівником структурного підрозділу.

Табель обліку робочого дня є підставою для нарахування працівникам заробітної плати. За його відсутності організація не має документального доказу того факту, що працівники справді працювали (а не хворіли, не були у відпустці, не прогуляли тощо).

Якщо у зв'язку з неодноразовими невиконаннями працівником без поважних причин трудових обов'язків роботодавець вирішує звільнити працівника (п. 5 ст. 81 ТК РФ), якщо працівник до того ж має дисциплінарне стягнення, то запізнення на роботу за наявності дисциплінарного стягнення є законною причиною для такого звільнення. Але найчастіше виявляється, що в день запізнення в табелі вказано повну кількість відпрацьованих годин у робочий день без зменшення на час запізнення. А пояснювальних і доповідних записок, наказів і записів у трудову книжку вивільняється виявляється недостатньо, оскільки саме табель застосовується контролю дотримання працівниками встановленого режиму робочого дня й у записи відпрацьованого кількості годин. Якщо запізнення в табелі не зазначено, довести його дуже проблематично.