Низкий гемоглобин
12.10.2019

Прошу рассмотреть возможность приобретения средств телекоммуникаций. Как написать официальное письмо с просьбой — образец

(электронная переписка)

Письмо-предложение о сотрудничестве

Subject: Предложение о сотрудничестве.
Data: 20.05.0216
From: [email protected]
To: [email protected]

Председателю Правления
Союза производителей алкогольной продукции
Доброву Д.Е.

Уважаемый Дмитрий Евгеньевич!

Союз производителей алкогольной продукции (CПАП) является ведущим объединением лидеров отрасли отечественной алкогольной промышленности. Вызывает уважение активная деятельность, проводимая Вашей организацией в отношении создания в РФ цивилизованного рынка алкогольной и ликеро-водочной продукции.

Безусловно, забота о качестве и безопасности производимой продукции является одной из приоритетных задач СПАП, а его участники – добросовестные производители, уделяющие большое внимание данным аспектам.

«AIG» – один из крупнейших в мире страховых институтов. Международная компания существует на рынке страхования уже 90 лет и имеет офисы в 160 государствах. Российское подразделение компании работает уже более 15-ти лет.

Сотрудничество с производителями продуктов питания и напитков является приоритетным направлением нашей компании. Руководствуясь многолетним международным опытом «AIG» в России, была разработана уникальная программа страхования предприятий алкогольной отрасли (страхование ответственности товаропроизводителя и отзыва продукции с рынка).

Считаем, что данная программа представляет потенциальный интерес для участников СПАП, т.к. такой товар, как алкоголь, требует особенного подхода к качеству сырья, упаковки и безопасности для потребителя.

На основании вышеизложенного обращаемся к Вам с предложением обсудить потенциал сотрудничества по данному направлению.

Будем признательны за Вашу профессиональную оценку такого сотрудничества и просим установить порядок дальнейшего взаимодействия между нашими компаниями. Мы готовы рассмотреть любые Ваши предложения по формату совместной работы.

С уважением,

Андреев Павел

Вице-президент компании AIG
Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
8-915-ххх-хх-хх
[email protected]

Письмо-приглашение

Subject: Приглашение на семинар
Data: 25.06.2016
From: Анна Симонова
To: ххх-ххх-ххх

Уважаемые Партнеры,

17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг - региональный советник по международным программам страхования AIG.

Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.

Учитывая текущий опыт в области предложения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, уверена, что данный семинар будет очень интересен и ответит на множество вопросов в данной сфере.

В приложении направляю приглашение и программу семинара.

Прошу Вас перенаправить данное приглашение коллегам, которым будет интересна данная тема.

Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.

Адрес проведения семинара: Россия,125315, Москва, Ленинградский проспект, д. 72, корпус 2, этаж 3

Будем рады Вас видеть!

С уважением,

Анна Симонова

Руководитель тренинговых программ
AIG
Тел.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[email protected]

Письмо-просьба об организации встречи

Subject: Организация встречи с Еленой Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина

Уважаемая Галина Николаевна!

Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время.

Я буду Вам очень признателен, если Вы сообщите мне решение госпожи Фирсовой.

С уважением,

Вадим Татаренко

менеджер компании AIG

[email protected]

Письмо-просьба о контакте

Subject: Номер телефона Елены Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина

Уважаемая Галина Николаевна!

Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.

Буду Вам очень признателен, если Вы пришлете его на указанный адрес или сообщите по телефону.

Заранее благодарен!

С уважением,

Вадим Татаренко

Менеджер компании AIG
Тел.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[email protected]

Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента

Агрессивное письмо клиента:

Subject: Да вы офигели совсем!
Data: 20.02.2016
From: Петров Андрей
To: [email protected]

Как мне вернуть деньги, которые я заплатил за ваш чёртов сервис. Лучше я потрачу их еще на что-то, чем ваша порнографическая система. Пользуйтесь сами вашим долбаным servis.tutu.net.

Андрей Петров

Ответ на агрессивное письмо клиента

Subject: О возврате денег и решении вопроса!
Data: 20.02.2016
From: [email protected]
To: Петров Андрей

АЛГОРИТМ РАБОТЫ
С ПИСЬМОМ-ОТКАЗОМ

Здравствуйте, Андрей!

Если я Вас правильно понимаю, Вы недовольны работой нашего сервиса и Вам хотелось бы вернуть назад деньги.

2. Уточнение у адресата нашего понимания просьбы / претензии / вопроса. Это особенно необходимо, если письмо адресата хаотично, из него трудно понять суть проблемы.

Сообщаю, как это можно сделать.
Согласно п. 2.4. Договора, если Вы не планируете в дальнейшем пользоваться нашим сервисом, мы можем вернуть Вам денежные средства. Для этого, пожалуйста, пришлите мне официальное заявление (форма в приложении). После его получения мы запустим процедуру возврата. В целом она продлится не более трех дней.
Если что-то из моего ответа требует дополнительного пояснения, пожалуйста, напишите или позвоните – я обязательно Вам отвечу.

3. Предельно четко и полно сообщите адресату информацию по вопросу, который его интересует.

Андрей, мне так же, как и Вам, неприятна ситуация, в результате которой Вы готовы прекратить взаимодействие с нами. Думаю, и мы, и Вы в данном случае оказываемся в проигрыше: мы теряем клиента, а Вы возможность пользоваться нашим сервисом (уверяю Вас, сервисом достаточно удобным и эффективным!). Если Вы готовы выделить время, чтобы разобраться с ситуацией, напишите мне, что произошло такого, что Вы требуете возврата денег. Мы разберемся в причинах и поможем Вам сделать пользование нашими услугами максимально комфортным и результативным для Вас.

4. Комментарии и эмоциональный аспект.

P.S. Единственная просьба: давайте общаться в рамках нормативной лексики.

5. Используя постскриптум, выразите свое отношение к использованию адресатом некорректного стиля написания.

С уважением,

Елена Иващенко

Менеджер службы работы с клиентами
ЗАО «Сервис-стандарт»
Тел.: 8-999-111-22-33

Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке:
Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику. Она не способствует конструктивному решению вопроса.
Информируем Вас о том, что мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения в адрес компании или её персонала.

Письмо-отказ

Письмо клиента

Добрый день, Андрей!

Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.

Наша фирма занимается поставками промышленного оборудования, а также запасных частей на предприятия пищевой промышленности. С 2010 года мы являемся Вашими постоянными клиентами.

Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку!

С уважением,

Директор по маркетингу

ЗАО «Пищепром»

Роман Петренко

Тел.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[email protected]

Образец 1. Письмо-отказ на просьбу клиента

АЛГОРИТМ РАБОТЫ
С ПИСЬМОМ-ОТКАЗОМ

Уважаемый Роман Петрович!

1. Обращение по имени – признак внимания к собеседнику. Помогает избежать безликости.

Выражаем Вам искреннюю признательность за длительное сотрудничество с нашей компанией.

2. Поблагодарите за сотрудничество с компанией (или просто за письмо).

На текущий момент скидка Вашей компании составляет 10% . За последние 12 месяцев Ваша фирма заказала услуг на …. рублей.

Следующий порог скидки – …. рублей. С него начнет действовать скидка 15%. При достижении этого порога Ваша скидка увеличится автоматически.

3. Изложите конкретные причины, которые не позволяют Вам удовлетворить просьбу (используйте историю данного вопроса, цифры, сроки, процедуры).

В случае решения воспользоваться услугой отсроченного платежа, обращайтесь к Ирине Михайловой (тел.: 495-777-89-21; [email protected] ).

4. Выразите понимание, что предмет просьбы действительно важен.

5. Предложите альтернативное решение, если это возможно.

6. Выразите надежду на продолжение партнерских отношений.

С уважением,

Андрей Иванов

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

Образец 2

Subject: О прекращении сотрудничества
Data: 20.03.2016
From: [email protected]
To: Петренко Иван

Уважаемый Иван Николаевич!

Мы были рады сотрудничать с Вашей фирмой в течение 7-и лет. Нас всегда удовлетворял хороший уровень сервиса и качество продукции. Однако за последний год произошел ряд инцидентов, как-то: регулярное нарушение сроков поставок, неудовлетворительное качество товара, некорректное отношение к данным ситуациям сотрудников Вашей фирмы. В результате всего этого наше взаимодействие зашло в тупик.

В связи с этим мы, к сожалению, вынуждены прекратить сотрудничество с Вами по истечении срока действия договора. Спасибо за годы обслуживания.

С уважением,

Директор
ООО «Макулатура»

Малахов Геннадий Викторович
Тел.: 8-945-ххх-хх-хх
[email protected]

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

Образец 3

Subject: Отказ в выплате компенсации
Data: 20.06.2015
From: aig.ru
To: Евгений Кныш

Уважаемый Евгений!

Благодарим Вас за длительное сотрудничество с нашей компанией!

К нашему сожалению, мы вынуждены отказать Вам в выплате требуемой компенсации в размере … рублей.

На данный момент в компании установлена другая процедура по принятию решений о страховой компенсации, о чем Вы неоднократно оповещались.
(В приложении см. копию данного оповещения).

Кроме того, указанные Вами в исковом заявлении претензии №4-6 не являются страховыми, так как были нарушены пункты 12.1-12.2 Договора.

Мы хорошо понимаем Вашу ситуацию и, в случае, если в дальнейшем Вы хотите избежать подобных прецедентов, предлагаем заключить с нашей компанией дополнительное соглашение, позволяющее компенсировать потери, связанные с бизнес-рисками, подобно Вашим. (См. доп. соглашение в приложении)

Надеемся на Ваше понимание и продолжение сотрудничества!

С уважением,

Менеджер AIG

Тучков Владимир
Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
8-903-ххх-хх-хх
[email protected]

Письмо-ответ на обоснованную претензию

Subject: Ответ на претензию.
Data: 12.05.2016
From: [email protected]
To: Анна Колесникова

Уважаемая Анна!

От лица всего коллектива нашей фабрики хочу выразить Вам искренние сожаления и принести извинения за сложившуюся ситуацию.

Наша фабрика уже много лет стабильно и качественно работает на рынке пошива и ремонта одежды.

Ваша ситуация относится к редким случаям, виной которому так называемый человеческий фактор.

Мы провели расследование, и лица, виновные в нарушении сроков исполнения и грубости, наказаны. Согласно приказу фабрики от 13.04..2016 № 78/2 сменному мастеру Волковой В. В. объявлен выговор, закройщик А. П. Гусев переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды.

Администрация приняла срочные меры для выполнения Вашего заказа. Он будет готов 15.05.2016. В любое удобное для Вас время курьер доставит его по указанному Вами адресу.

Поверьте, нам так же, как и Вам, неприятна сложившаяся ситуация!

Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.

Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных. Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:

1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

причина обращения

В связи с неполучением... ;

Учитывая социальную значимость... ;

Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)... ;

Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)... ;

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям... ;

Ввиду задержки получения груза... ;

Исходя из результатов переговоров по вопросу о... и т. п.

цель обращения

В целях выполнения распоряжения... ;

В целях скорейшего решения вопроса... ;

Для согласования вопросов... ;

В целях обеспечения безопасности прохождения груза... ;

Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п.

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…;

В связи с обращением в наш адрес... ;

На основании устной договоренности... ;

На основании нашего телефонного разговора... ;

Согласно постановлению правительства... ;

Согласно протоколу о взаимных поставках... и т. п.

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.

2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.

В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.

Просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит...", "Администрация просит...", "Совет трудового коллектива просит..." и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят...).

Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):

Прошу... (Просим...)

Одновременно прошу... (Также просим...)

А также прошу... (А также просим...)

При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации:

1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.

2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова "Прошу..." - тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).

3. Не спешите благодарить адресата заранее. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.

При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:

Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой...

Об отправке в наш адрес...

О направлении в мой адрес...

О высылке в адрес нашей организации...

О предоставлении мне...;

Просим (прошу) Вас (вас)...

Сообщить (нам)...

Выслать (мне)...

Срочно представить...

Немедленно доложить...

Известить (руководство предприятия) о...

Проинформировать меня о...;

Прошу Вашего (вашего) согласия на...

Отправку в адрес...

Предоставление нам...

Ознакомление... с...

Передачу... следующего оборудования... ;

Просим Вашего (вашего) содействия в...

Получении...

Скорейшей отправке...

Предоставлении дополнительной информации относительно...

Проведении... ;

Прошу Ваших (ваших) указаний...

На заключение договора о...

На выдачу со склада предприятия... представителю...

На оформление документов о...

На пересмотр... ;

Просим Вас не отказать в любезности и... .


СТРУКТУРА ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:

  • Изучение существующего вопроса

  • Подготовка и написание проекта текста письма
  • Согласование проекта письма
  • Подписание руководителем
  • Регистрация
  • Отправка

    • Рассмотрим эти этапы. Изучение существа вопроса предполагает: сбор достаточной информации по данному вопросу, при необходимости изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них. Затем приступают к составлению текста письма.

    Структура текста делового письма

    Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения...» В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:

    1. Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;
    2. Степень знакомства, характер отношений;

    3. Официальность/неофициальность ситуации общения;
    4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.

    При печатании обращение выравнивается по центру:

    Уважаемый Михаил Петрович!

    Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:
    Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.
    Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение...
    Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.
    Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нор мативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.

    В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.
    Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений.
    Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:
    1. Участники делового общения - преимущественно юридические лица - организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;
    2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;
    3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая,
    научная, техническая и др.;
    4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;
    5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.
    Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления инфор¬мация должна обладать определенными свойствами.

    Она должна быть:
    1. Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;
    2. Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;
    3. Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо
    иного использования в управленческой деятельности;
    4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;
    5. Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения - побудить адресата совершать (или не совершать)
    определенные действия;
    6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость
    дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку,
    приводить к неоправданным потерям времени и средств.
    Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка - научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.
    Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

  • стандартизация изложения;
  • нейтральный тон изложения;
  • точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;
  • лаконичность, краткость изложения текста;
  • использование языковых формул;
  • использование терминов;
  • применение лексических и графических сокращений;
  • преобладание страдательных конструкций над действительными;
  • употребление словосочетаний с отглагольным существительным;
  • использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;
  • преобладание простых распространенных предложений.

    • Стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огромное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых конструкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие, что способствует оптимизации документооборота в целом.
    Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральность тона изложения исключает возможность употребления в текстах экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лексики и междометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле. Информация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. По этой причине личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения или уменьшения, междометия).
    Однако нельзя считать, что официальный документ вообще лишен эмоций.
    Цель большинства документов - заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ не достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием. Она должна быть скрыта за внешним спокойным, нейтральным тоном изложения. Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания документа.
    Ясность и точность текста определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок - устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.
    Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, несущих дополнительный смысл.
    Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением объема текста. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.
    Письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется, содержать точные даты, бесспорные факты и выводы.
    Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения:

    Сообщаем, что в период с... по...;
    - Сообщаем, что по состоянию на...;
    - Направляем Вам согласованный...;
    - Просим Вас рассмотреть вопрос о...,
    - Проверкой установлено, что....;
    - В связи с отсутствием финансовой помощи...;
    - В связи со сложной экономической ситуацией...;
    - В соответствии с Вашим письмом...;
    - В порядке проведения совместной работы...;
    - В соответствии с протоколом...;
    - В подтверждение нашей договоренности...;
    - В целях укрепления ответственности... и т. д.

    Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме вы¬ражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридические значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:

    Гарантируем возврат кредита в сумме...,
    - Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты...,
    - Контроль за выполнением возлагается...

    Термин - слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.
    Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.
    Термины, используемые в управленческой документации, - это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения.
    Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии. Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

    При употреблении термина необходимо следить за тем, чтобы он был понятен адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:

    Дать официальное определение термина;

    Расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;

    Убрать термин или заменить его общепонятным словом или выражением.

    Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.
    При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения. В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском - двух и многосторонние сделки называют договорами; во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт», договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях.

    Еще одна особенность деловой речи. В деловой речи применяют сокращения. Различают два основных вида сокращения слов:
    1. Лексические (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, главбух, зав., зам., спецназ.
    2. Графические - применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.

    В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

    Еще одна особенность деловой речи - использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже:
    - Предлагаем Вам варианты решений (чего?) реконструкции систем отопле¬ия, вентиляции и санитарно-техническихустановок жилых домов и административных зданий.
    - Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества.
    - Согласно утвержденному Президентом Российской Федерации (чему?) Перечню основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне...

    Согласно штатному расписанию...

    Для деловой речи характерно употребление словосочетаний с отглагольными существительными. Чрезвычайно активно в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия: оказать содействие (а не посодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а не убрать), оказать поддержку (а не поддержать), произвести ремонт (а не отремонтировать).
    Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений важны для письма. Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом - подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами - подлежащим и сказуемым) с обособленными оборотами (причастными, деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями, например:
    - В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставной фонд СП «МИО», а также недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственному управлению Мэрии.

    Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
    В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.
    Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.

    Инструктивными;

    Сопроводительными;

    Гарантийными;

    Информационными;

    Благодарственными;

    Поздравительными;

    Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.

    Письма-приглашения

    Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.

    Гарантийные письма

    Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или тдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т. д. В таких письмах используются стандартные выражения: «фирма гарантирует, гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем, сроки поставки гарантируем, качество изделий гарантируем...».
    В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты.
    Желательно текст письма согласовывать с юридической службой. Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью.

    Письма-просьбы

    Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами «прошу, просим»;
    Просим оказать содействие...;
    Просим выслать в наш адрес...;
    Просим принять участие...;
    Прошу довести до сведения...;
    Прошу ликвидировать задолженность...;
    Прошу принять меры...

    Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «приложение».

    Письма-ответы

    Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.
    Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т. е. в деловой переписке действует принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:
    1. Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему;
    2. Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах;
    3. Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах;
    4. Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.

    Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителей.
    Первое и основное правило - не затягивайте с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину.
    В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

    Используются следующие формы изложения отказов:
    - Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...

    Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по следующим причинам...
    - Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...

    Благодарственные письма


    В последнее время в деловой переписке стали широко применяться письма-благодарности.
    Письма благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д.

    Письмо может быть оформлено на бланке письма или на бланке цветном бланке) благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно регистрируется в установленном порядке. Письмо, оформленное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель». В текстах писем используется типовая форма изложения:
    - Выражаю благодарность...;
    - Искренне признателен...;
    - С благодарностью отмечаем...;
    - Благодарю...;
    - Спасибо Вам за...

    Сопроводительные письма

    Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
    - Направляю информацию...; - Мы рады предложить (рекомендовать) Вам...;
    - Предлагаем Вам...;
    - Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции..;
    - Сообщаем, что...;
    - Ставим Вас в известность, что...;
    - Надеемся на дальнейшее сотрудничество...

    Сергей Владимирович 18/02/2016 в 19:05









    Просим Вас, объективно разобраться и провести служебную проверку по данному факту и привлечь данных сотрудников ГИБДД к ответственности по закону, и проверить как на самом деле начальник ГИБДД Фролов А.Е., проводит по существу служебные проверки за подобные и похожие нарушения сотрудниками ДПС по г. Пятигорску, а также являются ли выше изложенные протокола действительными. Нами были сделаны множество обращений в разные структуры подразделений МВД, но результата никакого нет так как жена начальника ГИБДД п/п-ка Фролова А.Е., работает федеральной судьей по г. Ессентукам Ставропольского края! Если возможно данный вопрос вынести на общий совет и телевиденье! Мы хотим, чтобы в г. Пятигорске ГИБДД работали по закону и без всякого «блата»! Надеемся на Вашу поддержку!!!

    Сергей Владимирович 22/04/2016 в 18:24

    Просим Вас, рассмотреть действие сотрудников ДПС ГИБДД по городу Пятигорску Ставропольского края. Итак, 26 апреля 2015 года примерно в 23часа 40 минут по проспекту Кирова напротив дома № 67 города Пятигорска я со своим знакомым наблюдали такой момент как патрульный автомобиль ГИБДД «Хендай Солярис, регистрационный знак У 40-03 26, остановили автомобиль «Ауди –А7, регистрационный знак М002АЕ-26 черного цвета », которая находилась в пленочном покрытии в круговую. С которой вышел нам не знакомый водитель и присел в их патрульный автомобиль, спустя около 5-7 минут вышел с патрульного автомобиля сел в свой автомобиль и уехал с большой скоростью. После этого прошло около 5-ти минут и с патрульного автомобиля вышел сотрудник ДПС в звании майора полиции и подошел к ближайшему мусорной корзине и выбросил туда бумаги в помятом виде и после чего уехал с данного место. Мы подошли после его отъезда к данной мусорной корзине и увидел там два бланка протоколов;
    1) Протокол о запрещении эксплуатации наземного транспортного средства, номер 26 ШШ 004565;
    2) Протокол о задержании транспортного средства, номер 26 ПЗ 004690; в которых написано не понятно, что да и вместе с копиями протоколами, и как они говорят сотрудники ДПС, бланки строгой отчетности, но по действиям данного сотрудника думаю, что нет и усматривается ими нарушения закона.
    Подобные случаи происходили и раньше, сжигали копии протоколов, копии постановлений которые должны были получать водители нарушившие ПДД, и где имеются видео записи в качестве доказательство.
    Также по подобным случаям мы обращались к начальнику ГИБДД подполковнику полиции по городу Пятигорску Фролову Александру Евгеньевичу но на,что он нам ответил «на словах», что проводятся служебные проверки и данные сотрудники обязательно будут наказаны, но все продолжается как и было раньше и всегда никаких изменений не произошло в области работы ДПС, да и начальник ГИБДД Фролов А.Е., в курсе всех нарушений закона совершаемыми сотрудниками ДПС, но меры им никаких не принимаются.
    Также мы обратились с таким же вопросом к заместителю начальника ГИБДД по г. Пятигорску подполковнику полиции Хорогрову Владимиру Владимировичу но на,что он нам ответил: со своими проблемами разбирайтесь сами и выпроводил нас из здании ГИБДД по г. Пятигорску.
    Выше изложенные протокола нами были направленны в генеральную прокуратуру Р.Ф. города Москвы для проверки и выявления нарушении в действиях сотрудника ДПС и являются ли подлинными данные протокола которые в итоги оказались в мусорной корзине.
    Считаем,что это нарушения КоАП РФ, и закона о полиции и где присутствует коррупционное составляющее в действиях данных сотрудников ДПС, а также осуществления слабого контроля за работой ДПС начальником ГИБДД Фроловым А.Е., и заместителя начальника ГИБДД Хорогровым В.В.
    Просим Вас, объективно разобраться и провести служебную проверку по данному факту и привлечь данных сотрудников ГИБДД к ответственности по закону, и проверить как на самом деле начальник ГИБДД Фролов А.Е., проводит по существу служебные проверки за подобные и похожие нарушения сотрудниками ДПС по г. Пятигорску, а также являются ли выше изложенные протокола действительными. Нами были сделаны множество обращений в разные структуры подразделений МВД, но результата никакого нет так как жена начальника ГИБДД п/п-ка Фролова А.Е., работает федеральной судьей по г. Ессентукам Ставропольского края! Если возможно данный вопрос вынести на общий совет и телевиденье! Мы хотим, чтобы в г. Пятигорске ГИБДД работали по закону и без всякого «блата»! Надеемся на Вашу поддержку!!!

    Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.

    Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…

    Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.

    Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.

    Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:

    Уважаемый директор компании ____!

    Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?

    С уважением, ____ .

    Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.

    Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае — вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.

    №1. Персональное обращение

    Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.

    Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».

    Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.

    Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.

    Можно: «Уважаемые дамы и господа! ». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя! ».

    Можно: «Дорогие дети! ». Но лучше: «Дорогие наши мальчишки и девчонки! ».

    Думаем, основную мысль вы уловили.

    №2. Почему ИМЕННО он?

    Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.

    • Вы являетесь специалистом в области ____.
    • Ваша компания занимает лидирующие позиции в сегменте ____.
    • Только Ваш отдел работает без ____ .

    Попробуйте расположить к себе адресата — аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):

    • Вы в свое время блестяще завершили ____.
    • Вы являетесь непревзойденным мастером ____ в нашем городе.
    • Ваши проекты оказали неоценимую услугу ____ .

    Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».

    №3. И снова выгоды

    Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».

    Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.

    Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.

    Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…

    Амбиции . Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…

    Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…

    №4. Ваши успехи

    Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).

    Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения — лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.

    Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое — это другое дело.

    • Строительство ____ уже выполнено на 87 %. Но без Вашей помощи оно не сможет вовремя завершиться. Мы предлагаем Вам …
    • В нашем распоряжении уже есть ____. Для достижения заданной цели нам не хватает ЛИШЬ ____ .

    №5. Конкретная просьба

    Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.

    В чем это должно выражаться?

    Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать — что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.

    Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.

    • До завершения проекта ____ нам необходимы $3250 на ____.
    • Ждем Вас на ____. Мероприятие по сбору ____ будет проходить 17 ноября в 14.30 по адресу ____.
    • Просим Вас снизить арендную плату за автомобиль до $10 в сутки .

    №6. Громкие имена

    Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.

    Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?! »).

    • В нашем ____ УЖЕ принимают активное участие ____.
    • В объявленном нами профессиональном «марафоне» на тему ____ уже зарегистрировались ____.

    №7. Важные итоги

    Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).

    • От Вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие ____.
    • На Вас возлагают свои надежды ____ молодых специалистов .
    • Молодые мамочки и их малыши ждут с нетерпением появления в нашем городе ____ .

    №8. Контакты

    «И так понятно! », — скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.

    Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот — отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.

    Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.

    Ремарка

    Поэтому…

    Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.

    Это первое правило результата.

    Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!



    Случайные статьи

    Вверх