На нея са възложени следните функции:

отразява информацията за трудовия стаж и опита на лицето от момента на първата му работа до пенсионирането;

ви позволява да разберете защо човек е напуснал предишната си работа;

съдържа информация за наличието на награди за съвестен труд

Вписвания в него може да прави само HR специалист. Заглавната страница се попълва в присъствието на собственика на документа. За да потвърди верността на въведените данни, той поставя своя подпис.

Така че, за да получите този документ, трябва да си намерите работа.

На каква възраст можете да получите работа?

Във всеки случай трябва да се създаде формуляр за служителя.

За да го получите, трябва да напишете заявление за издаване на трудова книжка за първи път, образец: „Във връзка със сключването на трудов договор за първи път, в съответствие с част 4 от член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация, моля да ми издадете трудова книжка.

Как да получите формуляр за книга?

Всяка организация трябва да закупи за своя сметка формуляри, които се издават на служителите при първоначална работа. Вписването за заетостта трябва да бъде направено в документа не по-късно от пет работни дни след като лицето отиде на работа и започне да изпълнява задълженията си.

Къде са правилата за регистриране на труда?

Можете да научите как правилно да съставите трудова книжка от законодателните актове на Руската федерация, регулиращи този въпрос. Нека ги изброим:

Какви документи са необходими за попълване на формуляра?

За първоначална регистрация в отдел „Човешки ресурси“ на предприятието трябва да бъдат представени следните документи:

Паспорт или акт за раждане;

Диплома за образование или удостоверение от учебно заведение, ако лицето е студент.

Тези данни са посочени на заглавната страница на документа.

Как да кандидатствам за трудова книжка за първи път, образец

Как трябва да се форматира формуляра?

Изискванията за изготвяне на трудова книжка са следните: формулярът може да се попълни само със синьо или черно мастило. При попълване се използват арабски цифри. Не се допускат съкращения. И всякаква информация се въвежда само въз основа на официална заповед.

Каква информация е включена на заглавната страница?

Заглавната страница съдържа следната информация:

Дата на раждане;

образование;

специалност;

Дата на завършване.

В долната част на заглавната страница има печат на фирмата и подпис на служител от отдел „Човешки ресурси“. В знак на запознаване с протоколите служителят полага и своя подпис на предвиденото за това място. На следващата страница, съгласно правилата за попълване на формуляри, се прави запис, потвърждаващ факта на заетост.

В какъв ред се въвеждат записи за работа в документа?

Правилното изпълнение на работна книга изглежда така: първата колона съдържа номера на записа по ред, втората - датата. Следва информация за приемане на конкретна позиция. В четвъртата колона се записват причините за извършване на записа. Например заповед за наемане на работа.

Това е формуляр за строга отчетност, така че след попълването му се регистрира. Посочва номера и серията на документа и информация за служителя. Формулярът се съхранява в отдел "Човешки ресурси" до уволнението на служителя.

Изразете мнението си за статията или задайте въпрос на експертите, за да получите отговор

Често при издаването се появяват грешки, направени от служители на персонала преди много време молби за пенсиязаедно с трудовата книжка.

Тъй като пенсионният фонд не може да приеме неправилно съставен и попълнен документ, той прави всичко, за да гарантира, че служителят може да коригира грешките, а пенсионерът ще бъде принуден да тича до предишните си работни места, за да възстанови правилното попълване.

Ето защо трябва да се обърне специално внимание не само на това как правилно да се въвеждат данни в трудовата книжка, но и попълване на заглавната страница.

За съжаление много работници не знаят как идеално да попълнят първата страница на трудовата книжка и при получаване на трудовата книжка не могат да видят грешката.

Ето защо нашата статия ще бъде полезна както за служители, така и за работодатели.

Нашата задача е да се научим как правилно да попълваме всички колони на трудовата книжка и ако това е невъзможно, да направим всичко, за да открием грешки в попълването. Тук също ще намерите пример за пълненезаглавна страница. И така, нека започнем по ред и да поговорим за писането на име, фамилия и бащино име.

Интелигентност

След като прочетете тази статия, проектирането на заглавната страница на работната книга няма да бъде трудно. Разбира се, цялата информация трябва да бъде правилно форматирана.

Правят се само записи черен или син химикал.

Може да се направи и попълване на заглавната страница на компютъра, но без опит в такова пълнене е по-добре да не експериментирате.

Също така, що се отнася до правилата за попълване на работния формуляр, той трябва преди всичко да бъде попълнен внимателно. Опитайте се да избягвате грешки, подчертавания и други недостатъци. Вашият запис трябва да е ясен за всички, така че пишете внимателно и четливо.

Следвайте това правило, като попълните всички листоветрудова книжка. В този момент основната информация за пълненето плавно се влива в спецификацията на всеки ред.

Как да попълните заглавната страница на трудова книжка? (проба за пълнене)

Пълно име

Първата страница на трудовата книжка съдържа информация за служителя. Фамилията, името и бащиното име на гражданина трябва да бъдат написани възможно най-много спретнато и коректно. Факт е, че грешка, допусната в тази информация, може да доведе до дори ужасни последици преди смяна на трудовата книжка.

Пълното име трябва да бъде написано отделно, така че всеки запис да има отделен ред.

Опитайте се да не правите грешки в писането. Попълнете всеки от компонентите на името с една и съща паста.

Ако една от написаните думи има много букви, напишете ги възможно най-малки. Също и трудова книжка предвижда пренасяне на думиот един ред на друг.

Пример за попълване на първия лист (страница) на трудова книга (фамилия, собствено име, отчество)

образование

Ако пишете информация за вашето образование, не забравяйте да имате пред себе си дипломата на вашия служител, за да не правите грешки.

Съществуват три степени на образование, при което е възможна работа, това е по-високо, тоест следдипломна квалификация, средно, тоест завършване на училище, както и средно специално, след техникум или колеж.

Пишете една от тези думи на специално определен ред.

Пример за попълване на първата страница на трудова книжка (образование)

Дата на раждане

Що се отнася до датата на раждане, първо трябва да я попълните въз основа на паспортгражданин, а не от неговите думи.

Често възниква въпросът: трябва ли датата на раждане в трудовата книжка да се вписва с думи или с цифри?

Датата на раждане трябва да бъде написана с цифри, а не с букви (виж примера). За съжаление всяка друга форма на запис се счита за неправилна.

Въведете всяко число правилно. Няма нищо лошо в това да грешиш. Грешка винаги може да бъде коригирана чрез задраскване на едно число или чрез преместване на записа от другата страна на заглавната страница.

Пример за попълване на първата страница от трудовата книжка (дата на раждане)

Подпис на служителя

Кой подписва трудовата книжка? След попълване на трудовата книжка, Полага се подпис на служителя.

Трябва да е ясен и да повтаря подписа в паспорта.

Ако служител промени фамилното си име с течение на времето, подписът със старото фамилно име се зачертава с тънка ивица и до него се поставя нов подпис.

По правило подписът в трудовата книжка на служителя се отбелязва отгоре печат на организацията.

Професия, специалност

Ако говорим за специалност, тогава има огромен набор от мнения за това какво наистина трябва да бъде написано в трудовата книжка в графата професия, специалност. Някои хора смятат, че трябва да запишете специалност, която сте усвоили в колежа, докато други ще се опитат да я впишат в желаната от вас специалност на работа.

Всъщност всичко е изключително просто - текущата специалност се вписва в трудовата книжка. служител работи по трудов договор.

Дата на завършване

Датата на попълване на трудовата книжка на заглавната страница не трябва да е измислена. Тоест, ако сте попълнили отчета за работата седмица по-късно от обещаното, тогава не можете да въведете желания номер неправилно. За това могат да бъдат подведени под отговорност както служителите на отдел „Човешки ресурси“, така и работодателят. към административна отговорност.

Датата на попълване се изписва в същия формат като датата на раждане.

Що се отнася до мястото, където е поставена датата, то трябва да е в областта на печата, вдясно или вляво от него, но в никакъв случай не трябва да засяга други записи, като по този начин ги припокрива.

Дата на попълване на трудовата книжка и дата на наемане трябва да съвпада. В момента на наемане служителят на отдел „Човешки ресурси“ създава отчет за труда, което означава, че в съответствие със закона той трябва едновременно да въвежда информация за служителя и за неговото наемане.

Разбира се, на такива малки неща не винаги се обръща внимание от различни контролни органи, но все пак понякога се използват връзки към правилата за попълване на трудови книжки, защото този, който е предупреден, е предварително въоръжен.

Кога можете да използвате буквата “ё” в писането на пълното си име?

Много хора са загрижени за въпроса дали е възможно да се използва буквата „е“ при писане на име или фамилия.

Фокусирай се паспорт на служител.

Ако това писмо е написано в паспорта ви, тогава можете спокойно да го поставите.

Ако в паспорта ви е написано „e“, тогава не трябва да се отклонявате от паспортните данни. Всичко е изключително просто.

Заключение

Трудовата книжка е много важен документ, който изисква благоговейно отношение към себе си.

Опитайте се да бъдете точни при попълването на трудовите книжки, защото попълвайки страниците на трудовата книжка, вие ставате своеобразен представител на вашата организация и по вашето досие ще съдят не само служителя, но и вашата компания . Затова спазвайте закона и помислете за служителя, който ви е дал да попълните отчета за работа. Той ви се доверява не само с документ, той ви се доверява с трудовата си история.

Полезно видео

За повече информация как да попълните трудова книжка - първият лист, вижте видеоклипа по-долу.

В законодателството на Руската федерация има няколко правни акта, съдържащи инструкции за попълване на трудови книжки (наричани по-долу трудови книжки), тяхното поддържане и съхранение. Правилата за поддръжка включват на първо място изискванията за подготовка на записи в този документ. Нека разгледаме тези изисквания.

В момента има три вида трудови кодекси в офис обръщение. Това са книги от 2004, 1973 и 1938 година. Независимо от годината на издаване, правният статут на тези документи не се е променил, така че не е необходимо да ги променяте с нов тип книга.

Руското законодателство чрез правни актове налага определени изисквания за поддържане, попълване и граждани.

Правила за извършване на записи:

• Съгласно правилата за попълване, цялата информация се изписва с чист почерк с химикалка или гел химикал, съдържащ светлоустойчиво и водоустойчиво мастило в черно, синьо или лилаво. Това предпазва писмената информация от повреда. Необходимостта от тази мярка се дължи на факта, че периодът на използване на трудовата книжка е доста дълъг (до 75 години), а информацията, отразена в нея, е ценна.
• Също така, съгласно Инструкциите за правилно попълване и поддържане, съкращенията на думите са недопустими в този документ. Думи като „ред“, „посока“, „точка“ и др. се вписват изцяло, независимо от желанието и възможностите на специалиста. Специалистите от отдела по човешки ресурси понякога пренебрегват това изискване, като по този начин нарушават правилата за попълване на трудови книжки.
• Едно от условията за правилно попълване е необходимостта от номериране на всеки запис. Специалистът, който попълва трудовата книжка, трябва да посочи поредния номер на всеки запис в конкретна колона, предназначена за тази цел.

Инструкции за водене на записи в трудова книжка

Въпреки многонационалността на нашата родина, инструкциите за поддържане на трудови досиета ви задължават да попълните документа на руски език.Републиканите, влизащи в състава на Руската федерация, имат право да дублират записи на собствения си език, ако той е признат за официален за дадена територия.

Как правилно да попълните трудова книга или състав на записи:

• Записване на информация за служителите.Документът отразява следните лични данни на собственика: трите имена, дата на раждане, информация за неговото образование, професия, специалност.
• Записване на информация за опит.Това е най-обемната информация в документа, тя съдържа данни за отговорностите на служителя, преместване на друга работа или длъжност, уволнение, присвояване на нов ранг и повишаване на квалификацията. Освен това е отразена информация за времето, прекарано в обучение, служба в руската армия и излежаване на присъда. Тази информация се поставя в съответната колона, както е показано в примера в края на статията.

Как да попълня раздела за записи за награди на служители? За отразяване на тази информация е отделен специален раздел: „ Информация за наградата" Цялата история на трудовата доблест е отразена на страниците на този документ: държавни награди, присъждане на почетни звания, почетни грамоти, награждаване със значки, дипломи и други видове поощрения.

• Информацията, въведена в документа, трябва да бъде възможно най-пълна и да включва: пореден номер, дата на въвеждане, връзка към документа - основание
• Информацията, включена в документа, трябва да отразява истинското състояние на нещата.
• Личните данни на служителя (пълно име), съгласно Инструкциите за правилно попълване, се въвеждат в именителен падеж. Не е разрешено съкращаването на тази информация или замяната й с инициали.
• Датите се изписват изцяло с арабски цифри, като се използва двуцифрено обозначение на дни и месеци (09, а не 9) и четирицифрено обозначение на годината (2003, не 03).
• Върху него се поставя четлив подпис на отговорното лице и се заверява с печат.
• При издаване на дубликат съответните записи се поставят в горната част на заглавната страница. Те могат да бъдат написани на ръка или подпечатани.

Правила за поддържане на трудови книжки

• Вписването в Кодекса на труда на служителя е задължително само за тези служители, за които това предприятие е основното им място на работа.
• Ръководителят на предприятието е длъжен да наеме служителя и съответно да направи запис в Кодекса на труда, ако трудовият му стаж е повече от пет дни.
• При формализиране на отношенията с работодател чрез споразумение не е необходимо да се правят записи в Кодекса на труда на служителя.

Забележка:

1. Правилното попълване изисква този документ да бъде създаден за служителя от работодателя в предприятието, което е неговото първо място на работа. Документът се попълва в присъствието на бъдещия му собственик не по-късно от седем дни от датата на постъпване на работа. Независимо от лицето, изготвило този документ, отговорността за правилното попълване и поддържане е на ръководителя на предприятието.
2. Формуляри от предишни години на издаване имат същата юридическа сила като новия и не могат да бъдат заменени. Те обаче трябва да бъдат попълнени в съответствие с новите изисквания.
3. През периода на работа формулярът се съхранява от работодателя като документ за строга отчетност. Ръководителят на предприятието носи пълна отговорност за съхраняването и поддържането на документа.
4. При прекратяване на взаимоотношенията със служителя се прави протокол за уволнение и документът се издава на същия ден. Ако има забавяне на издаването по вина на работодателя, тогава датата на уволнение се променя.

Трудовата книжка е правен документ, който отразява цялата кариера на собственика.По някакъв начин това е лицето на служителя, така че трябва стриктно да се спазват правилата за съставяне на трудова книжка.

Ако фирмата не съхранява такива документи, това е сериозно нарушение на закона.

Ще бъде невъзможно да се докаже наличието на трудов стаж за този период на работа, което означава, че той няма да се взема предвид при изчисляване на пенсията. Ето защо е необходимо всички работници да знаят как да попълнят трудова книжка.

Статията предоставя инструкции относно процедурата за попълване на трудови книжки.

Кодексът на труда е документ, свързан с трудовата дейност на лицето.

Всички въпроси относно процедурата за неговото поддържане са посочени в Кодекса на труда и съответните правителствени постановления (№ 225 от 16 април 2003 г.), Резолюцията и писмото на Министерството на труда на Руската федерация (№ 69 от 10 октомври , 2003 г., чл.5.27; № 656-6-0 от 18.03.2008 г.).

Отговорни лица

Отговорността за наличието на трудови книжки, издадени на всеки служител на предприятието, пада върху раменете на ръководителя на предприятието.

Управителят издава заповед за назначаване на служител, отговорен за правилното попълване, записване и съхраняване на тези документи. Назначава и друг служител, който да замества основния отговорник по време на неговото отсъствие. Обикновено това са служители на отдела за персонал (HR).

Изисквания за поддържане на трудова книжка

Главна информация

Създава се кодекс на труда за всеки служител, работил във фирмата поне 5 дни. За тях тази работа трябва да бъде основна.

Това са също сезонни, временни и свободни работници, които също са осигурени.

Записите в TC се правят изцяло, без съкращения (за избягване на неправилно четене), със син, лилав или черен шрифт.

Всеки запис започва на отделен ред и се предоставя със собствен сериен номер. Датите се показват по следния начин:

• ден и месец – 2 цифри;
• година – 4 цифри.

ТС се провежда на държавния език на Руската федерация.А на териториите на автономните републики може да се провежда на два езика - руски и национален.

TC се състои от три раздела:

• Първата - на заглавната страница - отразява информация за служителя - неговото фамилно име, собствено име и бащино име в именителен падеж без съкращения. Посочва и неговото образование, професия или специалност. Организацията, която издава TC, поставя печат върху този лист.
• Второто са данни за работата на служителя.
• Третият съдържа информация за неговите награди.

В последните два раздела трябва да се посочат документите, въз основа на които се извършва всяко вписване. Обикновено това са номерата на съответните поръчки с техните дати.

Правила и процедура за попълване на трудова книжка

В раздела „Информация за работа“ се въвеждат всички данни за приемане, движение, обучение по време на работа, свързана с повишаване на квалификацията, служба в армията или други специални структури и др.

Тук също се показва информация за преименуване на предприятие или негова отделна структура, информация за уволнение на служител и други.

Освен това последната информация се удостоверява не само с подписа на отговорното лице, но и от самия служител.

В графата за запис се вписват името на предприятието, неговата структурна единица и длъжността на служителя.

Последният раздел от Кодекса на труда включва онези награди, които са посочени в Кодекса на труда на Руската федерация или в колективния договор на организацията. Предоставянето на такива стимули не е задължително или непрекъснато. В съответното поле се въвежда името на фирмата, длъжността на служителя и видът на стимула. Наблизо, в следващата колона, е дадена връзка към съответната база. Наградите не са отразени тук.

Специални ситуации

1. Ако по време на работа на служител във фирма има промяна в нейното име или структурни промени, засягащи конкретно подразделение, това задължително се отразява в Кодекса на труда и се удостоверява с нов печат на тази организация.
2. При смяна на фамилното име на служител се зачертава старата му фамилия и отгоре се изписва новата. Наблизо, на корицата, е дешифрирана основата за подмяна на записа с печата и подписа на отговорното лице. Това е единственото допустимо зачеркване в ТС.
3. Ако след незаконното уволнение на служител съдът задължи работодателя да го възстанови на работа, тогава се прави запис, който отменя предишната информация за неговото уволнение с позоваване на документа, обосноваващ това решение.
4. В случай на смърт на служител се отразява информация за прекратяване на трудовия договор, като се посочва датата на смъртта от съответното удостоверение.
5. Ако няма достатъчно страници за всички записи в TC, тогава се издава вложка за него. Правилата за попълването му не се различават от общите правила и са записани в Кодекса на труда.

Внимателното и правилно попълване на Кодекса на труда на всеки етап от трудовия ви живот ще улесни значително процеса на кандидатстване за пенсия.

Съхранение и отчитане на трудови книжки

Трудовите книжки, техните листове и формуляри са документи за строга отчетност. В отдела за персонал, където се съхранява техническата документация, се води книга за тяхната отчетност.

Отразява пълна информация за движението на всички тези документи, независимо дали са нови или са издадени от друга организация.

С други думи, информация за Кодекса на труда на всички служители на дадена институция (бивши и настоящи).

Тази книга е номерирана, прошита и заверена с печата на ръководителя на организацията. Счетоводството за TC формуляри се поддържа от счетоводния отдел на предприятието по подобен начин.

ТС се съхраняват постоянно в отдел „Човешки ресурси“.В изключителни случаи те могат да бъдат издадени по искане на служителя срещу разписка и за строго определено време.

Когато служителят бъде уволнен, то му се връчва, което той подписва в регистрационната книга. Ако по неизвестни причини служителят не е взел TC, той остава в ОК за още 2 години, съхраняван отделно от всички останали документи. След това се предава в архива на предприятието, където се съхранява следващите 75 години.

Грешки при попълване: какво да правя?

Тъй като цялата информация в трудовата книжка се въвежда ръчно, няма гаранция, че няма да има грешки при воденето на записи.

Коригирането на грешки, направени при попълването на този документ, се извършва само съгласно следните правила:

1. Неправилната информация се счита за невалидна. За това се прави съответен запис. По-долу, под следващия номер, е направен правилният запис.
2. Ако информационното номериране е нарушено, корекциите се извършват по същия начин, както по-горе. Всички записи с неправилен номер се считат за невалидни. И след това се повтаря под нов номер.
3. В случай на незначителна грешка в личната информация за служител (буква в името, фамилията и т.н.), открита при наемането му на ново място на работа по време на съгласуването на документите, тя се коригира от предишния работодател или където е допусната тази неточност.
4. Неправилните записи на заглавната страница не се коригират. В този случай формулярът на TC се счита за повреден и се унищожава, за което се съставя съответен протокол. А в замяна на това служителят получава нов Кодекс на труда с правилната информация.

Задраскването на неправилно въведено е забранено. Такъв документ се счита за невалиден.

Попълване на дубликат на TC

В случай на загуба на техническата документация, нейната повреда, ако съдържа записи, анулирани със съдебни решения, в случай на природно бедствие, авария в предприятие и др. има нужда от издаване на дубликат на ТС.

В нормални ситуации служителят подава заявление до службата за персонал за издаване на дубликат на Кодекс на труда и посочва причината за това.

Документът се издава в рамките на 15 работни дни. На заглавната му страница трябва да се посочи „Дубликат“.

Ако някои записи в повреден документ не могат да бъдат възстановени, е необходимо документално доказателство за стаж за съответното време. Само тогава документът може да бъде възстановен.

При издаване на дубликат на Кодекса на труда служителят по персонала прави съответен запис в дневника на Кодекса на труда.

При извънредни ситуации трудовият стаж, необходим за регистриране на Кодекс на труда, се определя от специална комисия, която се снабдява с всички необходими документи. Ако не е възможно да се възстанови фактът, че дадено лице е работило по едно или друго време, липсващата информация може да се попълни с помощта на 2-3 свидетелски показания. За това комисията съставя съответен акт.

От 1 януари 2004 г. влиза в сила нова форма на трудова книжка. Как да го съставите правилно е посочено в наскоро публикуваните инструкции на Министерството на труда.

Т.Н. Шубникова, експерт АГ "РАДА"

Новите формуляри на трудовата книжка и нейната вложка са дадени в Постановление на правителството № 225 от 16 април 2003 г. Когато ги попълвате, трябва да следвате инструкциите, одобрени от Резолюция № 69 на Министерството на труда от 10 октомври 2003 г. ( наричан по-долу Указ № 69).

Как да получите нова трудова книжка

Как да попълните трудова книжка

Заглавна страница

Подробности за работата

Подробности за работата

III. НАЕМАНЕ И ПРЕХВЪРЛЯНЕ НА ДРУГА РАБОТА

... -край на примера - Уволнителният протокол е придружен с линк към члена и клаузата от Кодекса на труда, по които служителят е уволнен. Удостоверява се с печата на организацията или отдела по персонала и подписа на лицето, което отговаря за поддържането на трудовите досиета. Освен това самият служител трябва да подпише. По този начин той потвърждава, че е прочел и е съгласен с всички вписвания, направени в трудовата му книжка по време на работата му във фирмата Пример П.И. Ветров е работил като управител в Strela LLC. На 12 ноември 2003 г. е уволнен поради отсъствие (алинея "а", параграф 6, член 81 от Кодекса на труда). Същия ден за това е изготвена заповед № 24. Генералният директор на Стрела отговаря за поддържането на трудовите досиета на служителите на компанията. Той направи следния запис в трудовата книжка на Петров:

Подробности за работата

– край на примера – При смърт на работник или служител трудовата книжка, след вписване в нея за прекратяване на трудовия договор, се предава срещу подпис на някой от близките му. При желание на близки може да се изпрати по пощата.

Информация за наградата

Правене на промени и корекции

Подробности за работата

– край на примера – Информацията за придобиването на нова професия или специалност от служителя се вписва в трудовата книжка, като се посочва рангът, класът или нивото на неговата квалификация. Например, ако счетоводител е получил професията на адвокат, в раздела „Информация за работа“ на трудовата книжка се посочва следното: – в колона 1 – поредният номер на вписването; – в колона 2 – датата на получаване втората професия; – в колона 3 – вписването: „Установена е втора професия.” адвокат” – в колона 4 – името на документа за придобиване на нова професия, неговия номер и дата. име. Запис за това се прави в колона 3 на раздела „Информация за работата“ на трудовата книга: „Компанията такава и такава е преименувана на такава и такава дата.“ В колона 4 се посочва заповедта (инструкцията) на управителя, въз основа на която фирмата е преименувана, както и нейният номер и дата.

При издаване на дубликат или вложка

Съхранение на трудови книжки