Pedido de explicações. A explicação escrita do funcionário é um documento importante na aplicação de medidas disciplinares.

As explicações escritas tornam-se obrigatórias apenas em alguns casos. O mais comum é ao avaliar a validade dos motivos da infração disciplinar de um funcionário (violação de deveres trabalhistas ou oficiais por parte do funcionário). Isto é exigido pelo procedimento de imposição de uma sanção disciplinar nos termos do art. 193 do Código do Trabalho (doravante denominado Código do Trabalho da Federação Russa), que pode resultar não apenas em repreensão ou repreensão, mas também em demissão. Tudo depende das circunstâncias, que precisam ser resolvidas. Nesse caso, a nota explicativa documenta e transmite à gestão a posição do funcionário, sua visão da situação e seus argumentos.

Fragmento de documento

Código do Trabalho da Federação Russa. Artigo 193.º “Procedimento de aplicação de sanções disciplinares”

Antes de aplicar uma ação disciplinar, o empregador deve solicitar uma explicação por escrito ao empregado. Se após dois dias úteis o trabalhador não fornecer a explicação especificada, é lavrado ato correspondente.

A falta de explicação por parte de um funcionário não é um obstáculo à aplicação de medidas disciplinares.

A ação disciplinar é aplicada no prazo máximo de um mês a contar da data da descoberta da falta, sem contar o tempo de doença do trabalhador, a sua permanência em férias, bem como o tempo necessário para ter em conta o parecer do órgão representativo de funcionários.

A sanção disciplinar não pode ser aplicada depois de seis meses a contar da data da prática da infração, e com base nos resultados de uma auditoria, fiscalização das atividades financeiras e económicas ou de uma auditoria - depois de dois anos a contar da data da sua prática. Os prazos especificados não incluem o tempo do processo penal.

Por cada infração disciplinar só pode ser aplicada uma sanção disciplinar.

A ordem (instrução) do empregador para aplicação de sanção disciplinar é comunicada ao trabalhador mediante assinatura no prazo de três dias úteis a contar da data da sua publicação, sem contar o tempo de ausência do trabalhador ao trabalho. Caso o trabalhador se recuse a familiarizar-se com a referida ordem (instrução) mediante assinatura, é lavrado ato correspondente.

Da sanção disciplinar cabe recurso por parte do empregado à fiscalização estadual do trabalho e (ou) órgãos para apreciação de conflitos trabalhistas individuais.

Mas notas explicativas também podem ser elaboradas por outros motivos, embora permaneça o aspecto da “necessidade de justificar-se” (afinal, em outros casos, utilizam-se ofícios e memorandos). Por exemplo, durante a investigação das circunstâncias do dano à propriedade do empregador e a determinação do seu montante nos termos do art. 247 do Código do Trabalho da Federação Russa.

Pedido de explicações por escrito

Assim, “antes de impor medidas disciplinares, o empregador deve solicitar uma explicação por escrito ao trabalhador”. Como você pode perceber, a lei não especifica se a exigência de explicações deve ser oral ou escrita. Em casos particularmente difíceis, quando tanto o trabalhador como o empregador são muito sérios e pretendem ir, como dizem, até ao amargo fim, o empregador deve solicitar uma explicação por escrito ao trabalhador, para depois poder confirmar o cumprimento com o procedimento prescrito para a imposição de sanções disciplinares no artigo 193 do Código do Trabalho da Federação Russa (Exemplo 1). Nunca houve um formulário aprovado para este documento de pessoal, portanto cada organização o elabora à sua maneira. Até o tipo de documento utilizado para isso é diferente (notificação, demanda, carta, etc.), embora seja mais correto chamá-lo de “demanda”, pois na Parte 1 do art. 193 do Código do Trabalho da Federação Russa afirma que é necessário “solicitar” uma explicação por escrito. A notificação tem um significado diferente - as informações são fornecidas e não há necessidade de fazer nada. Uma carta é um documento enviado a uma organização ou indivíduo terceirizado, e o funcionário não é uma pessoa tão “estranha”.

Deve-se lembrar que “a sanção disciplinar é aplicada o mais tardar um mês a partir da data da descoberta da infração” (parte 3 do artigo 193 do Código do Trabalho da Federação Russa). O fato de sua descoberta é confirmado por um ato e não por uma exigência. Assim, este mês deverá ser contado a partir da data da descoberta (que idealmente deverá coincidir com a data da lavratura do ato), e não a partir da data do pedido de esclarecimentos por escrito.

Outro prazo é contado a partir da data do pedido - 2 dias para explicação por escrito (ver Exemplo 3). Portanto, é importante não apenas formalizar a demanda, mas também comprovar que ela foi entregue ao funcionário ou que ele se recusou a recebê-la. Para tal, pode fazer imediatamente os espaços correspondentes no final da folha (marcados com os números 1 e 2 no Exemplo 1): se o primeiro (assinatura no recebimento do pedido) não for lavrado, então o segundo é lavrado (testemunhas confirmam o facto da recusa do trabalhador em receber este documento, esta marca dispensa a necessidade de lavratura de acto próprio sobre esta matéria).

Um pedido por escrito de explicação do funcionário

O texto do pedido de explicação do funcionário sobre os motivos do afastamento do trabalho e assinatura

Cálculo do prazo para explicação escrita dos motivos da infração disciplinar

Digamos que um trabalhador danificou por negligência o imóvel do empregador na segunda-feira, 1º de setembro de 2014, houve testemunhas disso e foi lavrado laudo no mesmo dia. Em 2 de setembro de 2014, o trabalhador foi obrigado a prestar explicações por escrito. Começamos a contar o prazo a partir do dia seguinte:

• 03/09/2014 – 1º dia,
• 04/09/2014 – 2º dia (quando o envio da nota explicativa ainda será considerado tempestivo),
• Em 05 de setembro de 2014 já é possível acionar o fato de não prestação de explicações.

Se a exigência de esclarecimentos por escrito foi apresentada ao funcionário na sexta-feira, 05/09/2014, e sábado e domingo são seus dias de folga (ou seja, não estão incluídos no cálculo do período de 2 dias), então o prazo para pontualidade a submissão da nota explicativa expiraria apenas na terça-feira, 09/09.2014.

Para evitar que um funcionário zeloso se confunda no cálculo deste período, é melhor indicar imediatamente no pedido a data específica até a qual a nota explicativa deve ser fornecida. Aqui você pode adicionar o departamento/funcionário específico a quem deve ser entregue (ver o segundo parágrafo do texto do requisito do Exemplo 1). O destinatário da nota explicativa (em nome de quem é lavrada, por exemplo, o diretor-geral) e a pessoa a quem deve ser transferida (por exemplo, o secretário ou o chefe do departamento de pessoal) provavelmente serão diferentes pessoas.

Se o empregado realmente teve bons motivos para um comportamento que o empregador não gostou, e em geral são pessoas adequadas, então não se deve ter medo da nota explicativa - ela virá em defesa do “acusado”. Então não há necessidade de esperar por um pedido por escrito do empregador. A seu pedido verbal, é preferível redigir imediatamente uma nota explicativa, anexando-lhe o máximo de provas possível de que tem razão. Não bastam apenas documentos oficiais, até mesmo uma impressão de um site de notícias sobre interrupções nas obras da linha do metrô que um retardatário utiliza para chegar ao trabalho. Se houver conflito entre funcionários, uma carta explicativa bem escrita pode até “puxar” a administração para o lado de seu autor.

Em nome de quem está escrita a nota explicativa?

Para responder com precisão a esta pergunta, é necessário consultar o Regulamento Interno do Trabalho, que deve ser aplicado em todas as organizações. Muito provavelmente, diz que o funcionário se reporta ao seu superior imediato e ao diretor geral. Então, se algo acontecer, o funcionário escreverá uma explicação dirigida ao seu chefe ou ao diretor geral.

Os regulamentos locais podem estabelecer uma hierarquia diferente: por exemplo, os membros de um grupo de trabalho reportam-se ao chefe deste grupo, apesar de nele representarem departamentos diferentes. O líder do grupo só pode pedir explicações por escrito se a má conduta estiver relacionada com o trabalho do grupo.

Assim, o serviço de segurança, o gestor de cultura corporativa ou o chefe do departamento de pessoal não têm o direito de exigir explicações aos funcionários de outros departamentos que não lhes reportam, a menos que tal esteja expressamente previsto na regulamentação local da organização. É verdade que os poderes correspondentes a estes e outros funcionários ainda podem ser delegados por ordem do diretor-geral (por exemplo, ao presidente da comissão de investigação de um incidente específico). Veja as legendas nos Exemplos 1 e 2, marcadas com um ponto de exclamação.

À mão ou no computador?

A lei não exige que as notas explicativas sejam escritas à mão, podendo ser digitadas no computador. Mas oficiais de pessoal experientes exigem explicações dos funcionários, escritas apenas com sua própria caligrafia. Em caso de litígio laboral, isto ajudará o empregador a proteger-se de ações ilícitas por parte de um trabalhador que possa alegar que foi “obrigado” a assinar um texto que outra pessoa já tinha redigido.

A composição mínima exigida de elementos manuscritos, desenhados pela mão do colaborador em nota explicativa, é a seguinte:

• cargo,
• toque pessoal e
• E SOBRE. Sobrenome.

Você não pode se limitar a apenas um traço pessoal manuscrito, porque... o exame grafológico não é capaz de identificar inequivocamente algumas assinaturas como pertencentes a uma pessoa específica. E com base em palavras inteiras (cargo e sobrenome), isso pode ser feito com certeza.

Detalhes da nota explicativa

A forma da nota explicativa é relativamente gratuita. Ninguém exige que um funcionário tenha um conhecimento profundo dos padrões de preparação de documentos, basta cumprir o mínimo exigido.

No canto superior direito da planilha, estão escritas em uma coluna informações sobre quem e por quem é endereçada a nota explicativa. O funcionário deve indicar sua unidade estrutural, cargo, bem como sobrenome completo, nome e patronímico. O nome do tipo de documento - nota explicativa - é escrito no centro, após várias linhas (geralmente com letra maiúscula ou apenas em maiúscula, conforme exemplo 4). O Exemplo 5 demonstra uma versão desatualizada, onde o nome do tipo de documento é escrito inteiramente em letras minúsculas e seguido de um ponto, ou seja, todo o “cabeçalho” parecia poder ser lido em uma única frase; Essas opções de design foram encontradas anteriormente em aplicativos.

“Cabeçalho” da nota explicativa

Uma versão desatualizada do “cabeçalho” da nota explicativa

As circunstâncias variam e é incorreto exigir brevidade de um funcionário na exposição de motivos. A nota pode ocupar várias folhas de papel, conter discurso direto e ser lida como uma boa história de detetive, ou pode consistir em uma linha. O empregador não tem o direito de limitar tal “criatividade” ao empregado.

Ninguém espera que o colaborador tire conclusões e sugestões na nota explicativa, embora não seja possível proibi-lo de incluí-las.

O conteúdo da nota explicativa é determinado apenas pelo funcionário que a redige. O chefe não tem o direito de ditar o texto, dizer frases como “este não é o motivo”, exigir uma reescrita ou de outra forma influenciar o conteúdo do documento. Algumas organizações vão ainda mais longe e elaboram textos normalizados de notas explicativas. O colaborador tem o direito de decidir se deseja utilizá-los ou redigir por conta própria uma nota explicativa. É do seu interesse descrever o que aconteceu como ele considera correto. O empregador, por sua vez, é obrigado a familiarizar-se com quaisquer explicações do empregado, goste ou não.

Marcando a presença de aplicativos

A nota explicativa foi elaborada. o que fazer a seguir?

O empregador, tendo recebido a nota explicativa, afixa nela o número de registo do documento recebido e, sem falta, a data da recepção.

De acordo com art. 193 do Código do Trabalho da Federação Russa, ao qual nos referimos no início, o funcionário tem 2 dias úteis para escrever uma nota explicativa. Se após este prazo o trabalhador não prestar explicação, o empregador tem o direito de lavrar ato próprio a esse respeito. Para se proteger contra atos ilícitos do empregador, é preferível que o empregado registre sua nota explicativa no escritório ou na secretária com a devida marca no documento e, em seguida, retire uma cópia da nota explicativa com esta marca. Outra opção: o funcionário pode redigir uma nota explicativa em 2 vias, e ficar com uma delas, após assinalar o aceite. Assim, ninguém poderá dizer que o funcionário não prestou explicações por escrito no prazo estabelecido em lei.

Uma situação muito interessante se desenvolveu em nossa empresa. O funcionário faltou um dia de trabalho. Documentamos isso, elaboramos um ato - está tudo como deveria estar. Mas quando o funcionário apareceu para trabalhar e foi necessário exigir dele uma explicação por escrito, surgiu um problema. Nosso diretor estava naquele momento em viagem de negócios, e o funcionário me disse, o inspetor do departamento de RH, que a meu pedido ele não escreveria nada, porque “não tenho esse direito” de exigir explicações dos funcionários. Eu entendo tudo, de acordo com a lei, é o chefe da organização quem deve solicitar uma explicação por escrito ao funcionário, mas se o diretor não estiver no trabalho por algum motivo, o que fazer? Talvez então deixe seu supervisor imediato exigir uma explicação do ausente? Ou seria mais correto nomear um funcionário durante a ausência do diretor que os responsabilizaria disciplinarmente? Por favor, me ajude a resolver esse problema. De uma vez por todas.

Com efeito, a ausência do chefe da empresa no escritório muitas vezes torna-se a causa de problemas organizacionais, inclusive para o departamento de RH. Especialmente quando se trata de responsabilizar disciplinarmente os funcionários. Vamos ver o que o Código do Trabalho da Federação Russa (doravante denominado Código do Trabalho da Federação Russa) diz sobre isso.

O direito de responsabilizar disciplinarmente os funcionários na forma estabelecida pelo Código do Trabalho da Federação Russa e outras leis federais é concedido ao empregador ( Arte. 22 do Código do Trabalho da Federação Russa). Assim, de acordo com o Código do Trabalho da Federação Russa, antes de aplicar uma sanção disciplinar, o empregador deve solicitar uma explicação por escrito do empregado ( Parte 1 Arte. 193 Código do Trabalho da Federação Russa).

Um empregador é uma pessoa física ou jurídica (organização) que estabeleceu uma relação de trabalho com um empregado ( Arte. 20 do Código do Trabalho da Federação Russa). Nos casos previstos em leis federais, outra entidade habilitada a celebrar contratos de trabalho poderá atuar como empregadora.

IMPORTANTE!

Dê ao funcionário dois dias úteis para dar explicações por escrito

Obviamente, no caso quando o empregador for pessoa jurídica, o representante dos seus interesses é, prioritariamente, o seu gestor. Os documentos que comprovam a sua autoridade para representar os interesses do empregador nas relações laborais são o estatuto e o contrato de trabalho. Mas isso significa que apenas o chefe da organização pode realizar o procedimento de responsabilização disciplinar do funcionário? Nós vamos descobrir.

Primeiramente, lembremos o procedimento de responsabilização disciplinar do empregado, ou melhor, que é estritamente regulamentado por lei. Aqui você precisa não perder prazos, solicitar explicações em tempo hábil e monitorar seu recebimento... E o que fazer se o chefe da organização faltar por algum motivo e o tempo estiver se esgotando? “Na esteira”, você concorda, é muito melhor descobrir as circunstâncias e tomar decisões. Outro funcionário da organização pode, por exemplo, exigir explicações dos funcionários na ausência do gestor?

Nossa informação

A quem se refere o legislador quando diz no art. 20 do Código do Trabalho da Federação Russa que, juntamente com uma pessoa física e jurídica, um empregador também pode ser outra entidade dotada do direito de celebrar contratos de trabalho? Acontece que existem vários desses assuntos.

Assunto 1.Órgão do governo local, se especificado na lei federal.

Assunto 2. Associações públicas e sindicatos que não tenham personalidade jurídica.

Tanto as associações públicas como os sindicatos, independentemente de serem pessoas colectivas ou não, para o desempenho das suas funções (por exemplo, protecção dos interesses dos trabalhadores, realização de negociações colectivas com o objectivo de celebração de uma convenção colectiva, etc.) necessitam de vários especialistas. : secretárias, escriturários, administradores de sistema, entregadores. Para o efeito, têm o direito de celebrar contratos de trabalho de forma independente com os trabalhadores e de agir como empregadores para eles.

Às vezes, filiais e escritórios de representação de uma organização são considerados empregadores, mas isso é um erro, pois nem uma nem outra é pessoa jurídica ( Arte. 55 do Código Civil da Federação Russa). Mesmo que o titular da filial ou do escritório de representação receba procuração para contratar e demitir funcionários, nem a filial nem o escritório de representação se tornarão empregadores. O empregador, em relação aos trabalhadores de uma sucursal ou escritório de representação, é a pessoa colectiva em cujo nome o chefe da sucursal ou escritório de representação exerce a autoridade para celebrar um contrato de trabalho e rescindi-lo.

É claro que não só o chefe da organização pode exigir uma explicação por escrito de um funcionário! Mas não se deve confiar no fato de que o funcionário “não ousa recusar seu supervisor imediato”. Tudo deve estar devidamente formalizado e a pessoa a pessoa que contata o funcionário com a exigência de fornecer explicações por escrito deve realmente ter tal autoridade. Caso contrário, não será difícil ao trabalhador contestar a legalidade do procedimento realizado por pessoas que não têm o direito de o fazer e a própria sanção disciplinar.

VOCÊ DEVE SABER DISSO

Somente uma pessoa especialmente autorizada pode responsabilizar disciplinarmente os funcionários. Por padrão, este é o chefe da organização. Os chefes das divisões estruturais podem ser investidos de tais poderes pelo chefe da organização

Assim, o chefe de uma organização pode delegar o seu direito de responsabilizar disciplinarmente os funcionários, incluindo o direito de exigir explicações por escrito do funcionário, a outras pessoas, por exemplo, a um funcionário do departamento de pessoal, chefes de divisões estruturais, etc.

Esses poderes podem ser delegados “de forma contínua” ou de forma única.

Opção 1. Os poderes do chefe da organização para responsabilizar disciplinarmente os funcionários são delegados “de forma contínua”. Isto significa que os representantes autorizados do empregador, dotados dos correspondentes direitos e responsabilidades pelo chefe da organização, têm o direito de tomar determinadas decisões durante a sua carreira profissional, independentemente de o gestor estar no trabalho ou ausente por algum razão.

EXEMPLO

O chefe da organização deu ao chefe do departamento de pessoal o direito de tomar decisões sobre a responsabilização disciplinar dos funcionários, o direito de exigir e receber explicações por escrito dos funcionários e de redigir documentos que sirvam de base para responsabilizar os funcionários. .

Para formalizar esta situação, o chefe da organização deve emitir uma ordem (instrução) para conferir aos funcionários os poderes apropriados. Poderia ser, por exemplo, uma ordem sobre a distribuição de poderes ou uma ordem sobre a concessão de certos poderes para responsabilizar disciplinarmente os trabalhadores ( Exemplo 1).

Prescrever o procedimento de responsabilização disciplinar dos colaboradores, tendo em conta as especificidades estabelecidas na sua organização, em ato normativo local, por exemplo, no PVTR

Seria bom que todas as sutilezas do procedimento de responsabilização disciplinar dos empregados, incluindo os empregados responsáveis ​​​​por determinadas ações, fossem enunciadas em ato normativo local, por exemplo, no Regulamento Interno do Trabalho (ILR).

Caso o atual PVTR da empresa não contenha tais disposições, alterações poderão ser feitas nesta lei local, se necessário. Para fazer isso, você precisa emitir uma ordem de alteração do PVTR ( exemplo 2).

Deixe-nos lembrá-lo que os funcionários encarregados de realizar determinadas ações para responsabilizar os funcionários devem dar seu consentimento para o desempenho dessas funções. Os direitos e responsabilidades nesta área devem ser indicados nos contratos de trabalho desses funcionários.(acordos adicionais aos contratos de trabalho, caso sejam estabelecidos novos direitos e obrigações durante a relação laboral).

Opção 2. Os poderes do chefe da organização para responsabilizar disciplinarmente os colaboradores são delegados “uma única vez”, devido à ausência do chefe da organização. Trata-se de uma medida temporária, quando cada vez que a organização nomeia um funcionário por despacho próprio, a quem, como se costuma dizer, “fica a economia”. Usando este método “de uma vez por todas”, o problema da substituição de um gerente, é claro, não pode ser resolvido.

Resumo

Como regra geral, apenas o chefe da organização pode responsabilizar disciplinarmente os funcionários, mas, se necessário, os funcionários individuais podem ter autoridade para responsabilizar disciplinarmente os funcionários. Documentar isso é fundamental!

EXEMPLO 1

Despacho sobre atribuição de poderes

EXEMPLO 2

Despacho sobre alterações ao Regulamento Interno do Trabalho

I A. Kossov, Ph.D., Universidade Estatal Russa de Humanidades

• reconhecimento legal do direito do funcionário a uma explicação
• procedimento para notificar um funcionário sobre o fornecimento de uma explicação
• documentação de explicação
• ato de não fornecer uma explicação

A obrigação do empregador de solicitar uma explicação escrita ao trabalhador em relação à infração disciplinar cometida é determinada por lei como parte integrante do procedimento de responsabilização disciplinar do trabalhador.

Porque é que o legislador atribui tanta importância a este documento? Em primeiro lugar, uma explicação pretende ajudar a estabelecer a verdade. O conteúdo do documento reflete a visão do funcionário sobre o ocorrido, sua atitude diante da infração e suas consequências. Se um trabalhador se confessar culpado de uma infracção, então na sua explicação terá a oportunidade não só de expor os factos existentes, mas também de expressar, por exemplo, o seu remorso pelo que fez, prometer ao empregador não repetir tais infracções no futuro, etc Ao mesmo tempo, quando o trabalhador acredita que não cometeu uma infração disciplinar, também tem a oportunidade de apresentar as suas próprias razões na explicação e fornecer as provas necessárias. Acontece também que a análise do conteúdo da explicação ajuda o empregador não apenas a retirar as reclamações contra o empregado, mas também a determinar o verdadeiro infrator. Assim, a explicação do trabalhador contribui para a avaliação objetiva da situação atual por parte do empregador, permite-lhe identificar todas as circunstâncias da infração disciplinar e, se necessário, escolher a medida adequada de ação disciplinar contra o trabalhador.

A obrigação do empregador, antes de aplicar uma sanção disciplinar, de exigir uma explicação por escrito do empregado é estabelecida pela primeira parte do art. 193 do Código do Trabalho da Federação Russa (doravante denominado Código do Trabalho da Federação Russa). Ali, o legislador estabeleceu os prazos atribuídos ao trabalhador para redigir e apresentar explicação - dois dias úteis.

Com base no facto de o legislador atribuir um prazo estritamente definido para a preparação da explicação, o empregador deve documentar a data em que convidou o trabalhador a prestar explicação. O legislador não exige que o empregador pratique tal ação. No entanto, tal documento será útil: em primeiro lugar, a data nele indicada passará a ser o ponto de partida do prazo atribuído ao trabalhador para a preparação da explicação e, em segundo lugar, haverá prova documental de que foi explicado ao trabalhador o seu direito a um explicação.

A notificação do funcionário sobre a necessidade de fornecer uma explicação por escrito é geralmente redigida em papel timbrado e assinada pelo representante do empregador que tem o direito de aplicar sanções disciplinares (na maioria das vezes, o chefe da organização, mas em alguns casos isso pode também ser feito por outra pessoa a quem tais poderes tenham sido delegados).
Pode ser assim:
Formato de carta
Categoria Engenheiro III
A.V. Avksentiev
Sobre fornecer
explicação escrita

Em conexão com o desempenho indevido de suas funções trabalhistas, que resultou em seu afastamento do local de trabalho no dia 16 de janeiro de 2012, das 13h00 às 18h00, solicito que forneça até as 18h00 do dia 19 de janeiro de 2012 à Diretoria de Gestão de Pessoal (Gestão de Fábrica , 3º andar, sala 36) explicação escrita deste fato.

Diretor (assinatura) Yu.V. Prefeito

Notificação recebida 17 de janeiro de 2012
Categoria Engenheiro III (assinatura) A.V. Avksentiev

Surge a pergunta: o que fazer se o funcionário se recusar a receber tal documento? Como se pode então confirmar que o pedido de explicação lhe foi levado ao conhecimento e como se pode provar que foi a partir de tal e tal data que começou o prazo de dois dias previsto para a prestação de explicações? O legislador não nos dá resposta a esta questão. Mas penso que, para evitar problemas jurídicos no futuro, o empregador precisa de tomar algumas medidas. Por exemplo, entregar uma notificação a um funcionário não individualmente, mas em regime de comissão (por exemplo, na presença de seu superior imediato e de um representante da comissão sindical ou de um dos funcionários da organização que não esteja interessado no resultado de caso o trabalhador não seja sindicalizado ou o empregador não possua organização sindical), tendo previamente lido em voz alta o conteúdo do aviso a todos os presentes. Caso o trabalhador se recuse a receber a notificação, parece necessária a lavratura de ato, que será assinado pelos presentes, confirmando assim o cumprimento, por parte do empregador, do disposto na primeira parte do art. 193 Código do Trabalho da Federação Russa.
A legislação trabalhista não regula diretamente a forma do documento em que a explicação deve ser lavrada. Isto significa que neste caso é necessário aplicar as regras existentes para o trabalho de escritório.
Na maioria das vezes, a explicação é apresentada na forma nota explicativa - um documento explicando as razões de qualquer evento, fato, ação .
Para que o empregador receba um documento útil em termos de conteúdo, é importante que na nota explicativa o trabalhador exponha detalhadamente todas as circunstâncias da sua ação ou omissão e indique:

• se ele próprio considera seu comportamento ilegal, ou seja, suas ações ou omissões constituíram incumprimento ou desempenho indevido de funções laborais, é aconselhável que o trabalhador apresente argumentos que comprovem a sua posição;
• ele admite sua culpa?
• Qual foi, na sua opinião, o(s) motivo(s) da sua infração disciplinar?
• Qual a sua atitude em relação à infração cometida e às consequências negativas que daí resultaram para o empregador?
• ele tem alguma opinião sobre sua possível ação disciplinar por parte de seu empregador?

A nota explicativa deverá conter os seguintes detalhes:
1) Nome da unidade estrutural (indicar o nome da unidade estrutural em que trabalha o autor da nota explicativa).
2) Tipo de documento ( carta explicativa).
3) Destinatário. Visto que de acordo com a primeira parte do art. 193 do Código do Trabalho da Federação Russa, se uma explicação for solicitada pelo empregador, o destinatário da nota explicativa deve ser o funcionário que, em virtude do estatuto ou outro documento (por exemplo, uma procuração), é um representante do empregador que tem o direito de aplicar sanções disciplinares. Como regra geral, este é o chefe da organização - diretor, diretor geral, presidente do conselho, etc. No caso de delegação de autoridade a um funcionário de nível inferior (por exemplo, o vice-chefe de uma organização de recursos humanos), a explicação é-lhe dirigida.
4) Data (indicar a data de elaboração da nota explicativa).

5) Título do texto (por exemplo, Sobre o motivo do afastamento do trabalho ou Sobre o motivo do descumprimento da ordem do chefe do Departamento).

6) Texto. É escrito em um estilo calmo e uniforme, sem conotações emocionais excessivamente brilhantes (embora uma certa parcela das emoções do funcionário ainda deva estar presente nele). O texto deve ser conciso, claro, simples na apresentação e claro na sua formulação. É preciso evitar a beleza artística, as frases pomposas e o jornalismo excessivo. . Um fator importante é a sequência lógica do texto, para que o destinatário da nota entenda corretamente e sem problemas o que o autor queria dizer.

7) Assinatura (elaborada indicando o cargo, assinatura pessoal e sua decodificação: iniciais e sobrenome do funcionário).
A nota explicativa pode ser assim:

Departamento de Vendas para Diretor
Nota explicativa de Yu.V. Prefeito
17.01.2012

16 de janeiro de 2012 durante o intervalo para almoço às 13h05. Fui para casa almoçar. Quando já voltava de casa para o trabalho, encontrei um vizinho no pátio da casa, que disse que seu filho havia voltado do exército, e me convidou para ir à sua casa para comemorar o encontro. Recusei, explicando-lhe que precisava ir trabalhar. Mas no final o vizinho me convenceu a entrar por 10 minutos e fomos para o apartamento dele. No entanto, nossa celebração se arrastou. Decidi não voltar ao trabalho porque estava bêbado. Deliberadamente não liguei para o trabalho, pensando que a ligação revelaria imediatamente minha ausência, caso contrário ela poderia passar despercebida.

Estou plenamente consciente da minha culpa e garanto-vos que tais violações nunca mais acontecerão. No entanto, tenha em conta que a minha ausência ao trabalho não acarretou quaisquer consequências negativas para a nossa gestão.

Tenha também em mente que, no ano passado, fui duas vezes incentivado pelo alto desempenho no trabalho - em maio, recebi um Certificado de Honra e, em dezembro, com base nos resultados do meu trabalho no ano, recebi um prêmio em dinheiro bônus.

EngenheiroCategoria III (assinatura) A.V. Avksentiev

Se, após o término do prazo estipulado, o funcionário não fornecer explicação, então de acordo com a primeira parte do art. 193 do Código do Trabalho da Federação Russa, o empregador é obrigado a elaborar um relatório apropriado Agir.

A legislação trabalhista não determina qual funcionário da organização elabora o ato e em que prazo, e se é necessário familiarizar o funcionário com ele. Isto é determinado a nível local, tendo em conta as regras existentes do escritório.

Um ato é um documento elaborado por um grupo de pessoas que confirma os fatos ou eventos por eles estabelecidos. Portanto, é necessário que tal ato seja elaborado de forma coletiva. É aconselhável envolver no procedimento da sua preparação as mesmas pessoas que estiveram presentes na notificação ao trabalhador da necessidade de explicação, desde que tenham conhecimento do facto de notificar o trabalhador e do prazo estabelecido. Mas, ao mesmo tempo, é necessário explicar aos presentes que, em caso de conflito laboral, poderão ser convocados às autoridades jurisdicionais para prestar esclarecimentos sobre questões relacionadas com este ato.
O ato é elaborado de acordo com o esquema tradicional de atos e pode ter a seguinte aparência:

Forma geral
AGIR

20.11.2012

Sobre a falha do funcionário em fornecer uma explicação por escrito em relação à prática de uma infração disciplinar

Por mim, o chefe do Departamento de RH M.A. Uralova, na presença do chefe do Departamento nº 13 A.M. Alekseev e economista categoria II do Departamento nº 10 Yu.I. Zaykova redigiu este ato da seguinte forma:

17/01/2012 ao engenheiro do Departamento nº 13 P.P. Korovin de acordo com a primeira parte do art. 193 do Código do Trabalho da Federação Russa foi solicitado a fornecer uma explicação por escrito até 19 de janeiro de 2012 em relação à prática de uma infração disciplinar, que foi expressa na ausência do local de trabalho por cinco horas consecutivas. Dentro do prazo prescrito, uma explicação por escrito de P.P. Korovin não foi fornecido. Disse aos presentes que alegadamente já tinha falado uma vez com os seus colegas sobre os motivos da sua ausência e que não iria escrever mais nada.

Este ato é lavrado em duas vias: a primeira via é enviada ao Departamento de Pessoal; segunda via – P.P. Korovin.

(assinatura) MA Uralova
(assinatura) SOU. Alekseev
(assinatura) Yu.I. Zaikova

Uma cópia do ato foi recebida por:
(assinatura) P.P. Korovin

O legislador não prevê a familiarização com o ato do próprio empregado. Mas, apesar disso, o empregador ainda deve fazer tal tentativa. E antes de mais nada, recomenda-se fazê-lo para evitar qualquer tipo de mal-entendido, para manter o trabalhador informado o mais detalhadamente possível sobre o processo relativo à infração disciplinar que lhe é imputada. E a elaboração de tal ato é uma das etapas desse processo, e o funcionário deve ter conhecimento disso.
No entanto, se o trabalhador, embora tenha perdido o prazo, forneceu ao empregador uma explicação por escrito, o que deve o empregador fazer? Deverá necessariamente ter isso em conta ou tal explicação não é um documento juridicamente significativo? O legislador não dá uma resposta direta a esta questão. Mas com base na análise do conteúdo da primeira parte do art. 193 do Código do Trabalho da Federação Russa, pode-se presumir o seguinte. Se o funcionário alegar que o prazo perdido foi devido a um motivo válido, então, é claro, uma verificação apropriada deve ser realizada. Caso se confirme o motivo válido da ausência, a explicação escrita deverá ser aceite pelo empregador como se tivesse sido prestada, sem perda de prazo. Quando o prazo não cumprido não se dever a um motivo válido, o empregador tem o direito de não aceitar a explicação. Ao mesmo tempo, para evitar possíveis consequências jurídicas negativas no futuro, recomenda-se ainda ao empregador que se familiarize com o conteúdo do documento, uma vez que este pode conter informações importantes para ele que contribuirão, por exemplo, para a correta escolha da ação disciplinar ou decidir se é necessário envolver esse funcionário na responsabilidade disciplinar em geral.

É importante atentar para o fato de que a omissão de explicação por parte do colaborador, ainda que expressa em recusa categórica, não deve ser considerada como nova infração disciplinar. Afinal, a explicação é considerada pelo legislador não como uma obrigação do empregado, mas exclusivamente como seu direito. A recusa de exercício do direito não implica a aplicação de medidas legais de responsabilidade. Mas o legislador também estabeleceu certas garantias para o empregador em caso de recusa do trabalhador em exercer o seu direito a explicação. Em virtude da segunda parte do art. 193 do Código do Trabalho da Federação Russa, a ausência deste documento por parte do empregador, confirmada pelo ato pertinente, não será um obstáculo à aplicação de uma sanção disciplinar ao empregado.

Kuznetsova T.V. Gestão de registros de pessoal (tecnologias tradicionais e automatizadas): um livro didático para universidades. - M.: Editora MPEI, 2011. P. 172.

Shugrina E.S. Técnica de redação jurídica. - M.: Editora “Delo”, 2000. P. 50.

Bykova T.A., Vyalova L.M., Sankina L.V. Trabalho de escritório: livro didático. - 3ª edição. rev. e adicional / Em geral Ed. prof. TELEVISÃO. Kuznetsova. - M.: Infra-M, 2012. P. 165.

Ali. P.165-167.

Para resolver disputas e conflitos a eles relacionados, é utilizada uma ferramenta como uma nota explicativa do funcionário. Este documento registra o que aconteceu, dá à empresa a oportunidade de ver as circunstâncias do lado do funcionário e ao funcionário a oportunidade de se justificar.

A utilização de notas explicativas é regulamentada por lei. Por exemplo, a Lei Federal nº 90 (no artigo 57) e o Código do Trabalho (nos artigos 192-193) estabelecem os direitos do empregador e o procedimento para solicitar nota explicativa de um empregado caso ele tenha violado as regras do empresa, negligenciou seus deveres ou disciplina de trabalho. O Artigo 37 da Constituição da Federação Russa “reconhece o direito do cidadão às disputas trabalhistas individuais e coletivas usando os métodos para resolvê-los estabelecidos pela lei federal”, portanto, o direito do funcionário de buscar a verdade e usar as notas explicativas do funcionário em disputas é estabelecida pelos principais documentos estaduais.

Modelos para notas introdutórias: baixe amostras

Preparamos diversos modelos de notas explicativas dos colaboradores, que você pode baixar abaixo.

Quando um trabalhador negligencia as funções previstas no contrato de trabalho, o empregador, por lei, pode aplicar-lhe sanções disciplinares nos seguintes níveis:

• Repreensão verbal para ofensas menores.
• Repreensão (oral ou em papel - depende das circunstâncias e da gravidade da violação).
• Despedimento de trabalhador em cumprimento do Código do Trabalho e demais regulamentações no domínio das relações laborais.

Porém, o diretor não pode utilizar imediatamente esses métodos de punição, devendo primeiro levar do funcionário uma nota explicativa contendo a explicação do incidente, os motivos de tal ato e as condições em que foi cometida a violação das normas disciplinares. O funcionário pode fornecer informações explicativas por escrito ou oralmente.

A resposta escrita obrigatória é normalmente exigida nos casos mais complexos ou graves, quando é necessário compreender como razões válidas levaram o trabalhador a uma determinada infração. Cada um desses casos requer uma análise cuidadosa e uma abordagem individualizada, portanto, exigir uma nota explicativa do funcionário é uma medida justificada. Este artigo pode trazer clareza, agregar detalhes ao quadro do incidente e também demonstrar aos superiores a posição do funcionário e sua disposição para analisar e negociar.

A pedido da administração, o trabalhador é obrigado a entregar a nota no prazo de dois dias, caso contrário, nos termos da lei, é elaborado um ato especial sobre a sua não apresentação. Este ato não impede a punição adequada ao delito.

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Quando é necessário que um funcionário dê uma explicação?

Pelo facto de o trabalhador, tendo celebrado contrato de trabalho com a empresa, ter assumido determinadas responsabilidades (incluindo a obrigação de cumprimento da disciplina laboral e das normas estabelecidas pela legislação local), deverá descrever em nota explicativa os motivos e acontecimentos que o levou a violar. Normalmente, todas as ofensas se resumem a vários tipos:

• Ausência temporária (ou durante todo o dia) do escritório sem apresentação de documentos que o permitam (tal documento pode ser, por exemplo, um atestado de uma instituição médica anexado à nota explicativa do trabalhador confirmando a doença do trabalhador).
• Recusa em desempenhar funções laborais prescritas ou atitude inadequada em relação a elas (por exemplo, numa situação em que um funcionário trabalha, mas o faz de forma aleatória, o que leva a resultados negativos para a empresa).
• Atrasos (os motivos podem ser desrespeitosos ou totalmente satisfatórios, os quais deverão ser indicados em nota explicativa do colaborador).
• Danos causados ​​à propriedade corporativa como resultado de negligência de um funcionário.
• Estar trabalhando sob efeito de drogas, álcool ou quaisquer substâncias tóxicas, etc., o que constitui desrespeito à obrigação de cumprimento das normas de segurança do trabalho.
• Uma tarefa não cumprida de um gestor que não é de responsabilidade direta do funcionário.
• Ocultação ou distorção da informação prestada à administração sobre a real atividade da empresa, o que conduz a perturbações na atividade económica da empresa.
• Desvio dos padrões de segurança humana adotados pela organização.

Em cada caso, podem existir circunstâncias atenuantes, pelo que é extremamente importante fornecer ao gestor uma nota explicativa do colaborador e, se possível, anexar-lhe documentos oficiais.

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Quem tem o direito de exigir explicação de um funcionário?

As leis e regulamentos atuais da Federação Russa no campo das relações trabalhistas estabelecem que a exigência de uma nota explicativa de um funcionário é direito apenas do empregador, ou seja, do chefe da empresa ou de uma pessoa oficialmente autorizada a exercer as funções de um gerente.

Este requisito é uma parte importante da responsabilidade disciplinar nas instalações do empregador, que deve incluir todos os trabalhadores.

Uma carta explicativa de um funcionário é uma boa ferramenta para esclarecer as circunstâncias do incidente e os motivos da violação. Ao ler este documento, o empregador tem a oportunidade de tomar uma decisão equilibrada e fundamentada sobre a punição adequada.

Como solicitar nota explicativa de um funcionário

A primeira coisa a que recorremos para compreender o procedimento para resolver qualquer problema nas relações laborais é o Código do Trabalho da Federação Russa. No artigo 193 encontramos a seguinte instrução: “...o empregador deve solicitar explicação por escrito ao empregado.” E isso é tudo o que se fala sobre o formato de solicitação de nota explicativa a um funcionário. Ou seja, deve existir, mas não se sabe se é oral ou escrito.

Na maioria das vezes, em situações potencialmente conflitantes e difíceis, o gestor elabora uma demanda explicativa por escrito do funcionário. Isso é feito para que, em caso de reação excessivamente dura de um subordinado ou mesmo em uma ação judicial, seja possível documentar que todos os procedimentos formais foram seguidos, todas as nuances foram estudadas e a decisão sobre a ação disciplinar foi tomada sem qualquer desvios da letra da lei.

O Código do Trabalho e atos conexos também não estabelecem o formulário de solicitação de nota explicativa ao trabalhador, pelo que é diferente nas diferentes empresas. Freqüentemente, o próprio tipo de documento é determinado pelo oficial de pessoal (por exemplo, um aviso ou carta). O melhor é considerar isso uma exigência, já que no início do artigo 193 se fala em “solicitar” exposição de motivos ao trabalhador. Tal literalismo também ajudará no caso de um julgamento sério, quando uma auditoria pode considerar uma imprecisão um erro.

Agora vamos esclarecer alguns prazos para elaboração de documentos e tomada de decisões.

Em primeiro lugar, a parte 3 do mesmo artigo estabelece que a punição pela má conduta do funcionário deve ser imposta no máximo um mês após a constatação da violação. O momento da constatação da infração é apurado não pela exigência de nota explicativa do empregado, mas por ato próprio, que deverá ser lavrado no mesmo dia.

A exigência é o ponto de partida para outro prazo: uma exposição de motivos por escrito do funcionário deverá ser apresentada à empresa em até dois dias úteis após o envio da solicitação. Aqui, as organizações enfrentam outra tarefa burocrática: não basta elaborar e apresentar um pedido, é preciso também comprovar que o mesmo foi entregue ao funcionário. Para isso, preencha os campos na própria nota explicativa, um deles é para a assinatura do funcionário confirmando o recebimento do papel, o segundo é para a assinatura de testemunhas que possam confirmar a recusa do destinatário em cumprir as condições.

Como muitas vezes surgem dúvidas sobre quando expira o prazo de dois dias para apresentação de nota explicativa de um funcionário, vamos esclarecer este ponto. Por exemplo, um funcionário faltou ao trabalho em 1º de setembro de 2016 e não apresentou atestado médico. Testemunhas confirmaram a violação e, ao mesmo tempo, foi elaborado um ato registrando a infração. No dia seguinte, dia 2, o infrator foi atendido com exigência de explicação do funcionário. Então ele tem dois dias para preparar uma resposta:

• 3 de setembro – 1º dia;
• 4 de setembro – 2º dia;
• No dia 5 de setembro, o empregador tem o direito de preparar documentos relativos à falta de explicação do empregado.

Observe que se a solicitação for enviada ao infrator na sexta-feira, os finais de semana subsequentes não serão considerados - o primeiro e o segundo dias para envio da nota explicativa do funcionário serão segunda e terça-feira.

Para evitar confusão e não confundir o funcionário que está tentando resolver a situação com honestidade, basta indicar na solicitação o prazo para o funcionário dar uma explicação. Também vale a pena especificar imediatamente a quem a nota explicativa deve ser dirigida e a quem deve ser entregue quando estiver pronta (já que o destinatário e o primeiro destinatário muitas vezes são pessoas diferentes, por exemplo, o Diretor Geral e o oficial de pessoal ).

Não há necessidade de ter medo de uma nota explicativa de um funcionário e evitar escrevê-la. Pelo contrário, se o trabalhador tiver razões suficientemente convincentes e o empregador for um gestor adequado e prudente, este documento passará a fazer parte da defesa do infrator. Nessa situação, você nem precisa esperar que o funcionário exija uma nota explicativa, você deve escrever imediatamente à administração e anexar todas as provas disponíveis de sua inocência. Convém não apenas documentos com uma dezena de carimbos, mas também cópias de notícias que comprovem que ocorreu um grande acidente na estrada por onde o funcionário chega à empresa na manhã daquele dia. Quando o problema é um conflito pessoal, uma explicação de alta qualidade pode influenciar a administração para um lado ou para outro.

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Se um funcionário se recusar a escrever uma nota explicativa

O empregado tem o direito de recusar, desde que a nota explicativa seja uma confirmação direta ou indireta de sua culpa na situação atual. No entanto, muitas vezes é melhor fornecer documentação para evitar a ameaça de penalidades mais severas, como demissão ou multas elevadas.

Quando o infrator recebe um pedido de nota explicativa de um funcionário, ele é obrigado a responder a tal carta, mesmo que não pretenda preparar a nota necessária à administração. O trabalhador é obrigado a comunicar a sua decisão ao empregador, mas é importante compreender que a recusa do trabalhador em redigir uma nota explicativa não constitui uma infracção ou outra violação da disciplina laboral.

Em nome de quem é redigida a nota explicativa do funcionário e em que formato?

As respostas a estas questões encontram-se, em primeiro lugar, no regulamento interno da organização. Normalmente afirma que o funcionário se reporta ao Diretor Geral e ao seu supervisor direto. Isto determina o destinatário da nota explicativa do funcionário - neste caso deve ser escrita ao Diretor Geral ou ao chefe do departamento.

Os documentos internos da empresa também podem estabelecer outras opções de hierarquia. Digamos que haja um grupo de trabalho composto por funcionários de vários departamentos, então os regulamentos locais podem indicar que um dos gerentes se torna o chefe desse grupo específico. Nesse caso, uma nota explicativa do funcionário será escrita em seu nome. Mas só é lícito exigi-lo se for registrada uma violação relacionada às atividades desse grupo.

Consequentemente, salvo disposição em contrário das regras da empresa, ninguém, exceto o gestor imediato, tem o direito de exigir explicações de um funcionário que não seja seu subordinado direto.

Além dos documentos locais, este direito pode ser expedido pelo Diretor Geral, delegando responsabilidades por despacho da empresa. Em casos difíceis, uma comissão especial pode ser formada para investigar o incidente, e para ela é nomeado um presidente, autorizado a coletar explicações dos funcionários e tomar decisões.

A legislação trabalhista não estipula como as notas explicativas devem ser redigidas, no entanto, especialistas prudentes em RH pedem aos funcionários que escrevam as explicações à mão. Durante uma disputa grave, esta circunstância pode comprovar que o empregador não obrigou o empregado a assinar um documento impresso já pronto, mas utilizou uma nota explicativa do empregado, escrita por ele.

O texto deverá conter pelo menos os seguintes elementos manuscritos: cargo do colaborador, nome completo, assinatura pessoal.

Não se deve escrever apenas um traço à mão, pois em casos extremos, um exame grafológico pode não ser capaz de determinar de forma inequívoca a autoria da assinatura. E algumas palavras já aumentam a chance de uma conclusão concreta dos especialistas.

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Nota explicativa do funcionário: preenchimento de amostra

Este documento é compilado de acordo com algumas regras simples. Em primeiro lugar, a nota explicativa é redigida em estilo comercial oficial. O formulário começa com um cabeçalho que indica o destinatário (geralmente o Diretor Geral) e o autor da nota.

Abaixo, no meio da página, escreva o nome do documento - “Nota Explicativa”. Em seguida, é elaborado o texto principal da nota explicativa do colaborador, contendo informações sobre o incidente e suas causas.

A nota explicativa do funcionário deve incluir uma descrição detalhada das circunstâncias em que a violação foi cometida, bem como os motivos da inação, caso esta tenha sido fatal.

A nota deve incluir:

• A avaliação do funcionário sobre suas próprias ações e decisões que levaram a má conduta, interrupções no processo de trabalho ou desempenho insuficiente de suas funções de trabalho.
• Argumentação adequada na nota explicativa do colaborador.
• Se o funcionário se declara culpado ou inocente do incidente.
• As circunstâncias em que a violação foi cometida.
• A atitude de um funcionário em relação aos resultados de suas ações ou omissões, que afetaram negativamente a empresa.
• A sua posição relativamente ao facto de o empregador pretender responsabilizá-lo e impor-lhe uma ou outra sanção disciplinar.

Outro elemento estrutural permitido em nota explicativa são os apêndices. São elaborados em lista após a parte principal e arquivados junto ao documento.

Vejamos mais alguns exemplos de nota explicativa de um funcionário (documentos para download em anexo ao artigo).

1) Nota explicativa do funcionário por absenteísmo.

2) Nota explicativa do funcionário que acompanha o afastamento por doença devido à lesão.

3) Uma nota sobre os motivos do abandono das tarefas laborais.

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Notas explicativas engraçadas, mas reais, de trabalhadores que estão sempre atrasados

• Engarrafamentos

Existem vários motivos para o meu atraso. Em primeiro lugar, chego ao escritório de carro, e a estrada é um lugar perigoso onde o risco por 10 minutos de trabalho é o cúmulo da idiotice, por isso não tento fugir do engarrafamento.

Em segundo lugar, não fumo, ao contrário da maioria dos colaboradores da nossa empresa. Então, em vez de cinco pausas de 10 minutos para fumar, tenho 50 minutos de trabalho enquanto todos fazem o que querem. Neste momento estou TRABALHANDO!

A terceira coisa que vou esclarecer nesta nota explicativa do funcionário é que sou um funcionário responsável e já aceitei que pelo menos duas vezes por mês tenho que ficar no escritório até às 11 horas da noite (até o prédio fecha) e TRABALHE! Isso acontece porque os amantes da pausa para fumar acumulam 16 horas de merda em um mês, e como resultado eles não conseguem lidar com suas responsabilidades diretas e decepcionam os outros.

No total, ao economizar 16 horas saindo para fumar e trabalhando oito horas por dia, TRABALHO 24 horas a mais que o resto dos membros da nossa equipe. Ao mesmo tempo, meus atrasos totais levam no máximo duas horas por mês.

Se a empresa não perceber que meu atraso ainda é um investimento econômico para um funcionário, você pode me demitir e contratar outro especialista mais pontual. Desejo que ele fume e, apesar do início oportuno da jornada de trabalho, roube dois dias de trabalho da empresa.

• Nota explicativa de um funcionário sobre o tema: olhar bêbado

Juro que não bebi.

• Nota explicativa do funcionário que dormiu demais

Confesso que hoje cheguei seis horas atrasado, porque ontem voltei tarde de uma prova na fábrica de vinhos e vodka. Até as duas da tarde tentei lembrar onde trabalhava, até que minha mãe me contou.

Garanto que isso não acontecerá novamente porque meu endereço comercial e número do táxi agora estão rabiscados na minha geladeira.

• Nota explicativa do funcionário por motivos familiares

Ontem cheguei atrasado ao trabalho porque meu filho precisava fazer suas necessidades antes de ir para o jardim de infância. Como o horário de saída de casa e o caminho para o jardim de infância e o trabalho foram calculados com exatidão, demorei exatamente para o momento dessa mesma necessidade. Esses motivos podem ser classificados como circunstâncias de força maior, que não podem de forma alguma ser influenciadas pela minha vontade de comparecer na hora certa.

• Nota explicativa do novato

Só trabalho para sua empresa há dois dias. Hoje é segunda-feira e o fim de semana não foi fácil, então pela manhã peguei o metrô para o meu local de trabalho anterior. E só o rosto do diretor deixou claro que eu não estava onde deveria estar.

• Razão trivial

Na sexta-feira cheguei ao meu local de trabalho com cinco horas de atraso, pois tinha certeza de que hoje era sábado.

O que o empregador deve fazer, como o empregado redigirá uma nota explicativa?

A nota explicativa de um funcionário é um documento que requer registro (deve-se registrar o número do papel recebido e a data de recebimento).

Para evitar ações ilícitas de superiores, o empregado deve registrar sua nota em duas vias na secretária ou no escritório da empresa, a fim de manter uma versão para si.

Nesta situação, ninguém poderá referir-se ao artigo 193.º do Código do Trabalho e alegar que a nota explicativa do trabalhador não foi entregue à administração atempadamente (no prazo máximo de dois dias a contar da data da apresentação do pedido).

Com base em todas as informações coletadas sobre a infração ou omissão negligente do funcionário, é imposta uma medida disciplinar. Esta decisão é tomada apenas pelo empregador, ou seja, o diretor-geral, e formaliza-a como deliberação.

Todos os documentos que executam a decisão sobre a punição são elaborados com base nesta resolução de gestão.

Fornecer explicações por escrito torna-se obrigatório apenas em alguns casos. Mais comum- ao avaliar a validade das razões ofensa disciplinar do funcionário(violação de deveres trabalhistas e oficiais por parte do empregado). Isto é exigido pelo procedimento de imposição de uma sanção disciplinar nos termos do art. 193 do Código do Trabalho (doravante denominado Código do Trabalho da Federação Russa), que pode resultar não apenas em repreensão ou repreensão, mas também em demissão. Tudo depende das circunstâncias, que precisam ser resolvidas. Nesse caso, a nota explicativa documenta e transmite à gestão a posição do funcionário, sua visão da situação e seus argumentos.

Fragmento de documento

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Código do Trabalho da Federação Russa. Artigo 193.º “Procedimento de aplicação de sanções disciplinares”

Antes de aplicar uma ação disciplinar, o empregador deve solicitar uma explicação por escrito ao empregado. Se após dois dias úteis o trabalhador não fornecer a explicação especificada, é lavrado ato correspondente.

A falta de explicação por parte de um funcionário não é um obstáculo à aplicação de medidas disciplinares.

A ação disciplinar é aplicada no prazo máximo de um mês a contar da data da descoberta da falta, sem contar o tempo de doença do trabalhador, a sua permanência em férias, bem como o tempo necessário para ter em conta o parecer do órgão representativo de funcionários.

A sanção disciplinar não pode ser aplicada depois de seis meses a contar da data da prática da infração, e com base nos resultados de uma auditoria, fiscalização das atividades financeiras e económicas ou de uma auditoria - depois de dois anos a contar da data da sua prática. Os prazos especificados não incluem o tempo do processo penal.

Por cada infração disciplinar só pode ser aplicada uma sanção disciplinar.

A ordem (instrução) do empregador para aplicação de sanção disciplinar é comunicada ao trabalhador mediante assinatura no prazo de três dias úteis a contar da data da sua publicação, sem contar o tempo de ausência do trabalhador ao trabalho. Caso o trabalhador se recuse a familiarizar-se com a referida ordem (instrução) mediante assinatura, é lavrado ato correspondente.

Da sanção disciplinar cabe recurso por parte do empregado à fiscalização estadual do trabalho e (ou) órgãos para apreciação de conflitos trabalhistas individuais.

Mas notas explicativas também podem ser elaboradas por outros motivos, embora permaneça o aspecto da “necessidade de justificar-se” (afinal, em outros casos, utilizam-se ofícios e memorandos). Por exemplo, durante a investigação das circunstâncias do dano à propriedade do empregador e a determinação do seu montante nos termos do art. 247 do Código do Trabalho da Federação Russa.

Veja também um exemplo de requisito para fornecer explicações por escrito no artigo “Documentos falsos para emprego”

Pedido de explicações por escrito

Assim, “antes de impor medidas disciplinares, o empregador deve solicitar uma explicação por escrito ao trabalhador”. Como você pode perceber, a lei não especifica se a exigência de explicações deve ser oral ou escrita. Em casos particularmente difíceis, quando tanto o trabalhador como o empregador são muito sérios e pretendem ir, como dizem, até ao amargo fim, o empregador deve solicitar uma explicação por escrito ao trabalhador, para depois poder confirmar o cumprimento com o procedimento prescrito para a imposição de sanções disciplinares no artigo 193 do Código do Trabalho da Federação Russa (Exemplo 1). Nunca houve um formulário aprovado para este documento de pessoal, portanto cada organização o elabora à sua maneira. Até o tipo de documento utilizado para isso é diferente (notificação, demanda, carta, etc.), embora seja mais correto chamá-lo de “ requerimento", porque na Parte 1 do art. 193 do Código do Trabalho da Federação Russa afirma isso. A notificação tem um significado diferente - as informações são fornecidas e não há necessidade de fazer nada. Uma carta é um documento enviado a uma organização ou indivíduo terceirizado, e o funcionário não é uma pessoa tão “estranha”.

Deve-se lembrar que “a sanção disciplinar é aplicada o mais tardar um mês a partir da data da descoberta da infração” (parte 3 do artigo 193 do Código do Trabalho da Federação Russa). O fato de sua descoberta é confirmado por um ato e não por uma exigência. Assim, este mês deverá ser contado a partir da data da descoberta (que idealmente deverá coincidir com a data da lavratura do ato), e não a partir da data do pedido de esclarecimentos por escrito.

Outro prazo é contado a partir da data da solicitação - 2 dias para dar uma explicação por escrito(Ver Exemplo 3). Portanto, é importante não apenas formalizar a demanda, mas também comprovar que ela foi entregue ao funcionário ou que ele se recusou a recebê-la. Para tal, pode fazer imediatamente os espaços correspondentes no final da folha (marcados com os números 1 e 2 no Exemplo 1): se o primeiro (assinatura no recebimento do pedido) não for lavrado, então o segundo é lavrado (testemunhas confirmam o facto da recusa do trabalhador em receber este documento, esta marca dispensa a necessidade de lavratura de acto próprio sobre esta matéria).

Exemplo 1

Um pedido por escrito de explicação do funcionário

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Exemplo 2

O texto do pedido de explicação do funcionário sobre os motivos do afastamento do trabalho e assinatura

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Exemplo 3

Cálculo do prazo para explicação escrita dos motivos da infração disciplinar

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Digamos que um trabalhador danificou por negligência o imóvel do empregador na segunda-feira, 1º de setembro de 2014, houve testemunhas disso e foi lavrado laudo no mesmo dia. Em 2 de setembro de 2014, o trabalhador foi obrigado a prestar explicações por escrito. Começamos a contar o prazo a partir do dia seguinte:

• 03/09/2014 - 1º dia,
• 04/09/2014 – 2º dia (quando o envio da nota explicativa ainda será considerado tempestivo),
• Em 05 de setembro de 2014 já é possível acionar o fato de não prestação de explicações.

Se a exigência de esclarecimentos por escrito foi apresentada ao funcionário na sexta-feira, 05/09/2014, e sábado e domingo são seus dias de folga (ou seja, não estão incluídos no cálculo do período de 2 dias), então o prazo para pontualidade a submissão da nota explicativa expiraria apenas na terça-feira, 09/09.2014.

Para evitar que um funcionário zeloso se confunda no cálculo deste período, é melhor indicar imediatamente no pedido a data específica até a qual a nota explicativa deve ser fornecida. Aqui você pode adicionar o departamento/funcionário específico a quem deve ser entregue (ver o segundo parágrafo do texto do requisito do Exemplo 1). O destinatário da nota explicativa (em nome de quem é lavrada, por exemplo, o diretor-geral) e a pessoa a quem deve ser transferida (por exemplo, o secretário ou o chefe do departamento de pessoal) provavelmente serão diferentes pessoas.

Se o empregado realmente teve bons motivos para um comportamento que o empregador não gostou, e em geral são pessoas adequadas, então não se deve ter medo da nota explicativa - ela virá em defesa do “acusado”. Então não há necessidade de esperar por um pedido por escrito do empregador. A seu pedido verbal, é preferível redigir imediatamente uma nota explicativa, anexando-lhe o máximo de provas possível de que tem razão. Não bastam apenas documentos oficiais, até mesmo uma impressão de um site de notícias sobre interrupções nas obras da linha do metrô que um retardatário utiliza para chegar ao trabalho. Se houver conflito entre funcionários, uma carta explicativa bem escrita pode até “puxar” a administração para o lado de seu autor.

Em nome de quem está escrita a nota explicativa?

Para responder com precisão a esta pergunta, é necessário consultar o Regulamento Interno do Trabalho, que deve ser aplicado em todas as organizações. Muito provavelmente, diz que o funcionário se reporta ao seu superior imediato e ao diretor geral. Então, se algo acontecer, o funcionário escreverá uma explicação dirigida ao seu chefe ou ao diretor geral.

Os regulamentos locais podem estabelecer uma hierarquia diferente: por exemplo, os membros de um grupo de trabalho reportam-se ao chefe deste grupo, apesar de nele representarem departamentos diferentes. O líder do grupo só pode pedir explicações por escrito se a má conduta estiver relacionada com o trabalho do grupo.

Assim, o serviço de segurança, o gestor de cultura corporativa ou o chefe do departamento de pessoal não têm o direito de exigir explicações aos funcionários de outros departamentos que não lhes reportam, a menos que tal esteja expressamente previsto na regulamentação local da organização. É verdade que os poderes correspondentes a estes e outros funcionários ainda podem ser delegados por ordem do diretor-geral (por exemplo, ao presidente da comissão de investigação de um incidente específico). Veja as legendas nos Exemplos 1 e 2, marcadas com um ponto de exclamação.

À mão ou no computador?

A lei não exige que as notas explicativas sejam escritas à mão, podendo ser digitadas no computador. Mas oficiais de pessoal experientes exigem explicações dos funcionários, escritas apenas com sua própria caligrafia. Em caso de litígio laboral, isto ajudará o empregador a proteger-se de ações ilícitas por parte de um trabalhador que possa alegar que foi “obrigado” a assinar um texto que outra pessoa já tinha redigido.

A composição mínima exigida de elementos manuscritos, desenhados pela mão do colaborador em nota explicativa, é a seguinte:

• cargo,
• toque pessoal e
• E SOBRE. Sobrenome.

Você não pode se limitar a apenas um traço pessoal manuscrito, porque... o exame grafológico não é capaz de identificar inequivocamente algumas assinaturas como pertencentes a uma pessoa específica. E com base em palavras inteiras (cargo e sobrenome), isso pode ser feito com certeza.

Detalhes da nota explicativa

A forma da nota explicativa é relativamente gratuita. Ninguém exige que um funcionário tenha um conhecimento profundo dos padrões de preparação de documentos, basta cumprir o mínimo exigido.

No canto superior direito da planilha, as informações estão escritas em uma coluna sobre a quem e por quem é dirigida a nota explicativa. O funcionário deve indicar sua unidade estrutural, cargo, bem como sobrenome completo, nome e patronímico. Nome do tipo de documento- nota explicativa - escrita no centro, após várias linhas (geralmente com letra maiúscula ou apenas em maiúscula, conforme exemplo 4). O Exemplo 5 demonstra uma versão desatualizada, onde o nome do tipo de documento é escrito inteiramente em letras minúsculas e seguido de um ponto, ou seja, todo o “cabeçalho” parecia poder ser lido em uma única frase; Essas opções de design foram encontradas anteriormente em aplicativos.

Exemplo 4

“Cabeçalho” da nota explicativa

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Exemplo 5

Uma versão desatualizada do “cabeçalho” da nota explicativa

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Atenção: no Exemplo 5, a linha com o tipo de documento escrito (com letra minúscula e ponto) está obsoleta e tudo acima está bastante correto. A posição do autor da nota explicativa pode estar recuada do destinatário (diretor geral, como no Exemplo 4), ou pode aparecer imediatamente na linha seguinte (como no Exemplo 5). A preposição “de” pode ou não estar presente antes da posição do autor.

O nome do tipo de documento é seguido por texto, que é compilado em formato livre. Os únicos requisitos para isso:

• correção da redação e uso, se possível, de um estilo comercial oficial de apresentação,
• apenas datas exatas, se necessário - hora,
• fatos e razões da situação atual.

As circunstâncias variam e é incorreto exigir brevidade de um funcionário na exposição de motivos. A nota pode ocupar várias folhas de papel, conter discurso direto e ser lida como uma boa história de detetive, ou pode consistir em uma linha. O empregador não tem o direito de limitar tal “criatividade” ao empregado.

Ninguém espera que o colaborador tire conclusões e sugestões na nota explicativa, embora não seja possível proibi-lo de incluí-las.

O conteúdo da nota explicativa é determinado apenas pelo funcionário que a redige. O chefe não tem o direito de ditar o texto, dizer frases como “este não é o motivo”, exigir uma reescrita ou de outra forma influenciar o conteúdo do documento. Algumas organizações vão ainda mais longe e elaboram textos normalizados de notas explicativas. O colaborador tem o direito de decidir se deseja utilizá-los ou redigir por conta própria uma nota explicativa. É do seu interesse descrever o que aconteceu como ele considera correto. O empregador, por sua vez, é obrigado a familiarizar-se com quaisquer explicações do empregado, goste ou não.

A elaboração do texto de uma nota explicativa muitas vezes causa dificuldades. Repitamos a regra principal: os acontecimentos devem ser apresentados tal como aconteceram.

Se a culpa do funcionário é óbvia (ele se atrasou, foi rude com o cliente, esqueceu de fazer alguma coisa), então não adianta negar e inventar desculpas. Você terá que escrever como está:

Exemplo 6

Texto da nota explicativa

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Exemplo 7

Texto da nota explicativa

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Pode haver muitos motivos para atrasos ou faltas ao trabalho, e nem todos são válidos. Se um funcionário não quiser expressar o verdadeiro motivo do atraso, esse é o seu direito. Aqui as formulações universais “devido à família” ou “circunstâncias pessoais” ajudarão (ver Exemplo 8). Outra saída é admitir a culpa sem descrever os motivos (Exemplo 9). No entanto, tais clichês, é claro, não suscitarão qualquer compreensão ou simpatia por parte da administração.

Exemplo 8

Texto da nota explicativa

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Exemplo 9

Texto da nota explicativa

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Um funcionário pode presumir que será “perdoado” porque o motivo da infração é válido, e ele já trabalha há muito tempo, isso nunca aconteceu antes, ou por algum outro motivo. Então é melhor ele escrever sobre isso em suas explicações:

Exemplo 10

Fragmento do texto da nota explicativa